二楼前台行政专员工作交接内容
一、考勤（考勤做到4月18日）
1、每天审核当天EOFFICE里面的年假（对照服务器上面的年假审核，有年假的，把申请的年假时数录入到服务器上相应的月份表格当中并在EOFFICE里审核；没有年假的则拒绝）。
2、导出EOOFICE里面前一个工作日的假单，然后再导入到考勤系统里，并审核年假、出差和调休。
3、每天在考勤系统里面处理前一天的考勤异常，主要负责的部门有：研发中心、综合管理部（秩序管理员不用处理）、财务部、国内/国际营销部、信息中心、
1忘打卡或者没有总经办；对于有异常的有看情况处理，一般有以下几种情况：○
带卡造成上、下班卡都没有打或者只打了一个卡的 都应该找其签卡，每个月
2出差忘打卡的。3没有提交请假单就请假的超过两次签卡的自动降绩效一级。○○
4迟到早退的 的。○
4、每个月头的时候要把补卡的人员名单发给人事
二、名片制作（4月份的名片已经发出去制作了）
我们公司有固定的名片供应商：恒丰印刷 叶先生
联系方式为QQ：675538329
手机：13543328611
座机电话为：0755- 25942459
e-mail：
恒丰的付款只付到2011年7月份，五月安排付2011年8-2012年3月份的余款.每个月的名片制作时间为10号，从各文员那汇总资料打印给主管、易总以及石
总签字，然后发给供应商制作，一般的制作时间为4-5个工作日
三、前台管理
1、接听转接电话
2、接待客户
3、二楼及三楼会议室的管理
4、客户用水和A4复印纸的管理
5、制作入职员工的工卡，回收离职人员的工卡并在离职单上签字
四、电话费用分摊（3月份的已经处理完）
每个月20号左右跟电信的温工要电话清单明细.,财务的张金晴会给总金额，然
后分摊到各个部门
五、公司通讯录整理
六、公司集团号的申请（4月份的电话补助没有做）
每个月的10号之前汇总各部门的短号申请，录入到网上，月头处理往前两个
月开通的短号并申请补助每人5元/月
附：
考勤系统操作明细：
一、请假单
1、输入请假单：请假模块----新增---输入工号或姓名---选择请假类型---选择日期---保存
2、修改请假单：选择需要修改的请假单---修改---保存
3、删除请假单：选择需要删除的请假单---删除
4、查询请假单：选择日期---输入需要查询的工号或姓名，如果查询全部，选择日期后包含子部门即可。
二、出差单
操作同请假单，只是请假类型改为出差类型。
三、调休单
操作同请假单，只是请假类型改为停工类型。
四、加班单
1、输入加班单：加班管理---新增---输入工号或姓名---选择加班日期---输入加班时间---检查
加班时数是否正确---选择作用域---保存
备注：在选择作用域时，如果加班时间上限属于所选日期，则选择当天；如果已经超过所选日期晚上12点则选择第二天，但涉及双休加班时则算双休当天
2、修改、删除和查询加班单操作与请假单同。
五、数据分析：管理模块---数据分析---选择日期---选择所要分析人员工号或姓名，若为全部
则选择全部---分析
备注：数据分析有刷新作用，所以在导数据之前有改动的话一定要数据分析后再导。
六、排班：排班模块---若给个别员工排班输入工号或姓名，若是某个部门则点击包含子部门
后选择该部门---选定所要排班人员---修改---班次信息---双击所要选择班次（若界面中没
有所需要班次，点击是否显示所有班次，然后在预定义中选择所属部门或部门类别，后
再选择所需班次）---保存
备注：设置免卡时除了排班中排为免卡，考勤卡状态也要设为不刷卡（考勤卡---编辑---设置员工刷卡状态---新增---工号或姓名---刷卡状态显示不刷卡）
七、基础设定：
1、假日设定：基础设定---假日设定---选择所需设定日期---修改---根据所选日期类别选择对
应的颜色（如正常上班双击左上角白色）---保存
2、日期锁定：选择需要锁定日期---锁定或解锁
八、考勤卡的管理
1、办理新员工入职厂牌：
用旧卡：同步数据---回收旧卡号---编辑---卡号分配---选择员工所在部门---选择所分配员工---修改---单击右边小方框---保存
用新卡：同步数据---在编辑了固定格式的“新员工入职卡号”中输入工号和卡号（卡号前须加逗号）---保存后考勤系统中文件---卡号导入---选择要导入文件---导入即可
2、卡号回收：输入工号或姓名---选中---右键中选择卡号回收---确定
九、原始数据
此管理模块中可以查询原始打卡记录：选择日期---工号或姓名或者包含子部门后全部
若要导出显示数据，则选择所导数据后导出
十、数据中心
可导考勤明细和考勤汇总数据
两操作同：选择考勤明细或考勤汇总---选择日期---选择员工或全部---刷新，若要导出则选中后导出
十一、加班校对
当加班管理中的申请加班时数和实际加班时数不相符合即加班出现异常或者不等时可以在此模块中处理。
具体操作：管理模块---加班校对---选择日期---选择员工或者部门或者全部---条件中选择“不
等”
出现加班不等的几种情况及解决方法：
1、实际加班时数为0：
（1） 非连班时加班卡只打了一次（连班时打一次为正常情况）或者没有打卡，在确认员
工加了班的情况下让其签卡，然后在系统中编辑打卡数据，分析该员工数据。
（2） 加班管理中的加班单输入错误：时间错误；作用域错误。
2、实际加班时数小于申请加班时数：为打卡时间差小于申请加班时间所致，这种情况不用
处理，为已处理情况。
十二、异常处理
此管理模块中可处理由打卡、请假时间和调休时间重叠等所引起的考勤异常。
具体操作：异常处理---选择日期---选择员工或部门或全部----员工状态中选择异常---迟到和
早退不用处理，报表会体现，所以可以除去不处理
出现考勤异常的几种情况及解决方法：
1、只打了上班卡或只打了下班卡：在确定其上班的情况下让其签卡，再在考勤系统中签卡（具体操作：选中签卡员工---标记签卡---根据员工具体情况选择补签卡、出差签卡或者加班签卡）
2、没有打卡记录：
包含两种情况：有上班没打卡（解决同上述方法签卡）；没上班，这种情况可能是员工旷工也可能是该员工请假出差调休等未及时写单，所以要确定情况后再做相应处理。
3、有上下班卡记录仍显示异常：
可选中该员工---右键----显示考勤状态
查看该员工的考勤记录，可能是上班卡或者下班卡超过打卡有效时间（一般为半小时），也可能是该员工的请假单出差单调休单加班单等时间上重叠或者交叉；还有一种情况是该员工的打卡时间和排班时间不相符合，确定情况后再做处理。
备注：异常处理完毕后选中该异常右键然后选择重分析，异常即可转为正常。
导报表程序：
（整个月数据全部分析完全后锁日期再导报表。）
具体操作：
一、导出数据：考勤管理模块---数据中心---选择时间---员工状态中选择全部---考勤项目
汇总---包含子部门---易方数码全公司---刷新---点击部门那一列，可将部门
自动排序，导出的报表不至于太乱---全部选中---导出
二、整理报表：在假日加班后插入两列“六级以上加班时数”和“驻厂”---选中第一行自动
筛选---级别中自定义选择大于或等于6级---6级以上员工平时加班全部归
0---六级以上加班时数等于双休加班时数那列---取消筛选后复制六级以上加
班时数那列再选择性粘贴数值---筛选仍然选择六级以上---双休加班归0---
取消筛选---将上月的累计欠勤导入报表中，并替代以往欠勤---累计欠勤时数
=以往欠勤时数+当月欠勤时数---小部门名称改为大部门---全选---排序（以
部门名称和员工编号升序排序）---分部门发给各相应部门核对
三、整合数据：若非不可克服客观因素所致，一般情况报表不予改动，在改动之前必须确实
情况属实。回收各部门核对后数据，编辑公式：
应出勤时数=应出勤天数*8
有薪假=年假+病假+婚产假
请假时数=有薪假+事假
实际出勤天数=实际出勤时数/8
四、调休抵减：六级以上人员和一至五级人员分开抵减，六级以上人员用六级以上加班
抵去累计欠勤，一至五级人员用双休加班时数抵。
具体操作（以一至五级人员为例）：
另外做一表格，复制报表，只留下工号、姓名、部门、职级名称、双休加班、调休抵减时数、累计欠勤时数---双休加班、调休抵减时数和累计欠勤时数后均插入一列，以示区别可标记颜色---在累计欠勤插入列旁边那列编辑公式=累计欠勤-双休加班---第一行自动筛选 操作分四种情况：
1、双休加班和累计欠勤都为0
编辑公式的那列中选择为0的数---双休加班中选择为0的数（此种情况为无加班无欠勤），则抵减后的双休加班时数、调休抵减和累计欠勤仍为0（填于插入列中）
2、双休加班和累计欠勤时数正好相等
双休加班选全部---双休加班筛选大于0的数（此种情况为双休加班和累计欠勤正好相抵），则抵减后双休加班时数全为0，调休抵减时数等于之前双休加班，累计欠勤为0---双休加班选全部，编辑公式那列选全部
3、双休加班时数＜累计欠勤时数
编辑公式那列筛选大于0的数---抵减后双休加班全为0---调休抵减时数等于之前双休加班时数---抵减后累计欠勤时数=之前累计欠勤-之前双休加班（即编辑公式那列）
4、双休加班时数＞累计欠勤时数
双休加班选全部，编辑公式那列选全部---编辑公式那列选小于0的数---双休加班=负公式那列，调休抵减时数=累计欠勤时数，累计欠勤时数为0
六级以上人员的调休抵减类同
将抵减后的双休加班时数、六级以上加班时数和累计欠勤时数导入报表中，检查报表有无疏漏之处
