例会管理规定
第一章总则
第一条 本规定制定的是规范公司的会议管理工作，保证公司内部沟通渠道的顺畅，从而促进信息资源的有效传递。
第二条 本规定适用于公司内部日常经营活动中常规例会的管理工作。
第二章权限与原则
第三条会议管理权限
1、公司会议由董事长（总裁）负责审批。
2、行政综合部负责统筹协调公司会议，并监督对本规定的执行情况。
3、各部门、各分（子）公司负责本部门或单位权限范围内的会议组织工作，有权寻违反本规定的行为进行处罚。
第四条会议管理原则
1、目的明确。确保全体与会人员明确了解解会议的主题和目的事，是会议顺利召开的基本前提。
2、精简高效。如果不开会也能解决问题，就坚决取消会议。严格控制会议召开的频率，避免会议过多，影响正常工作。
3、合理节约。合理控制参会人员人数及开会时间。
4、适时有效。把握会议召开的时机，有效地推动工作的进展。
第三章例会类型
第五条部门、子公司例会。
1、召开时间：每周一上午。
2、主持人：部门经理、子公司第一负责人。
3、参加人员：部门、子公司内部全体员工。
4、会议内容：
（1）每周例会主要以各部门和分（子）公司关于本周工作情况和下周工作的安排部署；
（2）对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结；
（3）对涉及部门配合、支持，对项目进度有一定影响的问题集体探讨，集思广益，寻求解决问题的方法，不能达成共识的，可提请公司裁决。
第六条各类业务会议。
1、指生产、销售等业务专题会议。
2、召开时间：每月的最后的一个工作日。
3、主持人：相关业务分管副总裁。
4、参加人员：分管副总裁、相关业务部门负责人及与会议主题相关的人员。
5、会议内容：
（1）业务学习及培训；
（2）总结、评价当月的业务状况；
（3）分析、解决工作中产生的问题；提出有效的改进措施；
（4）安排部署下一步工作。
第七条总裁办公会议
1、会议分类：分为定期会议和不定期会议两类，
2、召开时间：定期会议每月召开1次，时间为每月末，以会议通知为准；不定期会议根据总裁的提议，临时组织召开。
3、会议地点：地点在呼市公司会议室。
4、主持人：公司总裁，特殊情况可授权常务副总裁主持。
5、参加人员：董事长（总裁），常务副总裁、副总裁。
6、会议内容：
（1）汇报总强各部门工作情况，内容分为三块：一是日常工作；二是重点工作；三是需要公司协调的工作。日常事务工作只作简单汇报，重点和需要协调的工作应作详细汇报；
（2）研究寻找工作中存在的问题及解决方案；
（3）安排部署下一步工作；
（4）不定期总裁办公会应根据会议通知的议事要求，作专题汇报或讨论。
第八条 其他临时会议：指日常工作中为应对某种临时发生的状况而召开的会议。其召开时间和参加人员视具体情况另行通知。
第四章例会管理程序和实施细则
第九条会议管理程序
1、会议计划：每月28日前，行政综合部与各部门、各子公司协调确定下月计划召开的公司会议，报董事长（总裁）审批，汇总公司月例会编制《月度会议计划表》，在月底之前发至各部门、各子公司负责人处。
2、会议准备：一般会议的准备工作比较简单，主要是要准备与会议主题相关的材料及内容；视频会议需提前30分进行设备调试。
3、会议实施：根据会议计划实施召开会议。
4、会议内容：总裁会议
5、会议资料存档：部门会议记录由各部门自行整理存档；总裁会议由董事长秘书整理存档；视频会议记录由行政部记录，会后相关组织部门需及时进行拷贝，行政综合部存档期为15天。
第十条会议管理细则
1、加强会议时间观念，倡导开短会。连续开会时间超过半天时，应安排间歇时间。
2、参加总裁定期会议的有关单位和部门，必须将工作完成情况和工作计划在会议前一天的17点之前以电子邮件的方式发至董事长办公室进行统一汇编和印发。
3、召开临时会议时，组织部门须填写《临时会议会议申请表》，写明会议召开的目的、参会人员、讨论内容、开会时间和地点等，便于会议准备，提高会议的计划性和成效性。
4、各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时会议、部门例会。（因突发事件面召开的紧急会议不受此限制）
5、已列入计划的会议如需改期，或因特殊情况需要安排新的临时会议时，会议召集部门应提前2天通知行政综合部做相应调整。
6、如开视频会议需至少一天通知行政综合部。
第五章会议纪律与处罚
第十一条会议纪律
1、参加会议的人员不得无故缺席。确因特殊原因无法到会时，须得到分管领导的批准。会后应主动了解会议内容，认真执行与己相关的工作。
2、会议过程中，与会人员必须严格遵守会议纪律，严禁交头接耳，须关闭手机或将手机设置为静音，严禁随意接打电话。
3、与会成员未能认真执行会议制度，不按时上报会议材料、不积极谏言献策，不执行会议决议，不落实工作计划和目标，只是参会、听
会，视为不履行会议成员义务，视情况处以100-500元罚款，款项由董事长办公室收取后统一安排使用。
4、与会人员不遵守会议制度及秩序的，视情况处以每人次50元罚款，处罚款项由董事长办公室收取后统一安排使用。
第六章附则
第十二条 本制度由行政综合办负责解释和修订。
第十三条 本制度自印发之日起施行。
