退训字20120301退货部流程全解
一 流程的定义及意义
流程是从成功的作业实践经验中提炼总结出来的一整套标准的作业方法，其对于该范
畴的具体作业有着规范指导的作用，保障高效顺利的完成实践作业。
二 退货部流程的组成及内在联系
1 退货部流程组成
退货部的流程主要分为入库和出库两大流程。入库流程即返配流程包括三大具体作业：复核、归货、审核入库，出库流程即退货流程包括五大具体作业：单据处理（单据操作标准）、开箱点货、审核出库、处理差异库存（开具内部调拨单做走返配差异库存）、核查库存。
2入库流程和出库流程的内在联系
入库流程执行是为后续出库流程执行做准备，即入库作业的好坏直接影响后续出库作
业的高效顺利完成。出库作业的高效顺利完成也直接影响着库容的大小，排面的储物空间，间接地影响着入库作业的完成速度。
三 入库流程具体介绍
※ 入库流程即返配流程，是针对门店返配入库做的一整套标准的作业方法。
※ 在了解入库流程前让我们先来了解一下返配流程规范化的意义及返配的
内容及要求。
1 返配流程规范化的意义
2 返配的内容及要求
※ 返配的内容即返配什么，什么可以返配。现新流程规定门店只可以返配以下几类返
配：
a 正常的残损返配（只限周二返配，若遇当期海报返配可顺延一天）
b 当期海报返配（只限当期海报明细上可退货的商品且必须在当期海报结束后三天内
返配完毕）
c 采购经理及以上人员邮件批准的返配（必须在规定的时间段返配邮件上批准可返的
单品）
3 返配标示规范化的具体要求
A返配标示卡主要有三种：箱体标示卡、整板返配上粘贴的大标示卡、整板返配单据
右上角粘贴的单据标示卡。
B 返配表示卡的作用：返配标示卡就是返配的身份证，是区别其他返配的的唯一标识。
有了标示卡更便于我们入库作业和出库作业。
C返配标示规范化的具体要求
a 箱体标示卡：①标示卡必须粘贴到箱体的侧面、左上角。
（小标示卡）②标示卡必须具有以下信息：配出店、配入店、供应商名称、电脑
单号、件数、返配原因、经手人、日期。
③字迹工整清晰。
以上要求的原因：为了更加便于寻找到表示卡，更加清晰的看到应有的信息，更加
便于复核入库，退货出库。
b整板返配上粘贴的大标示卡：①标示卡必须粘贴到整板返配的侧面、正中央。
（大标示卡）②标示卡必须具有以下信息：配出店、配入店、品类、
几单几件、返配原因、经手人、日期。
③字迹工整清晰，字号较大显眼。
以上要求的原因：为了更加便于寻找到标示卡，更加清晰的看到该有的信息，更加便
于分单、复核。
c整板返配单据右上角粘贴的单据标示卡：①标示卡必须粘贴到整叠返配单的最上面、
（单据标示卡）右上角。
②标示卡必须具有以下信息：配出店、配入
店、几单几件、返配原因、经手人、日期。
③字迹工整清晰
以上要求的原因：为了便于对应每板返配的大标示卡进行快速分单。
※ 在了解了以上意义、内容及要求后让我们继续了解返配流程的具体内容和
操作注意事项。
4入库流程介绍及操作注意事项
a 分单
※返配被卸车后第一件事就是分单即把每叠单据和毎板返配一一对应起来，把单据
放到对应的返配上。
每叠单据的右上角都有一个标示卡，上面写着配出店、配入店、几单几件、返
配的那个区域的商品（食品还是日杂等），毎板返配都有大标示卡上面也标注着以上
信息，在分单是就是根据毎板返配的大标示卡信息找取相同标注信息的单据，然后
把单据放到该板返配的上面，以此内推直到所有的单货一一对应完毕，没有余留返
配和单据。（若有余留暂且和正常的返配隔离放置，相关责任人立即和相关门店收货
部联系核查原因要求一个工作日内解决。）【现在新返配流程要求当天返配到配送中
心的返配必须在一个工作日内审核入库，所有例外必须在一个工作日内解决。】
注意：门店在返配时可能将返配至退货部的和返配至好仓甚至转调其他店的商品
一同装车，分单的同事一定要格外注意不要将好仓的返配甚至转调的返配当返配至
退货部，若有以上情况，要求卸车的同事将好仓的、转调的返配交接给相关部门，
避免任何单货不同行的情况。
b 复核
※复核即根据返配单的单号核查对应单号所对应返配的实际件数是否和标示卡或单
据上标注的件数一致。件数一致就可以在该返配的包装箱空白处标注以下内容：供
应商名称、电脑单号、件数、第几件，在对应单据右下角标注件数并签字附加日期。
依此完成该板返配的复核。（若复核完毕存在某张单据对应的返配件数不够，立刻联
系相关门店收货部要求协助核查处理，根据门店反馈的要求有以下两种解决方案：
① 门店要求按实际件数复核：我们就按实际件数复核。② 门店无法核查清楚时要
求整板原店返回：我们就把单货一块返回门店；若出现实际件数多于标示卡件数时
首先核查标示卡供应商名称、电脑单号是否和对应的单据一致，防止前面漏复核多
出一件货，若一致及确定是多出一件货，就按实际件数复核；若出现有货没有对应
的单据，首先把没单子的货和已复核完的货分开放置，等该店所有返配复核完毕还
是没有该件货对应的单据时，若只是一两份单据的话，按照标示卡上的电脑单号在
系统里打印对应的返配单据进行复核，事后和门店联系说明情况要求立即改正该种
疏忽行为。）
注意：1 在复核时要求先看返配标示卡上的电脑单号找取对应的单据进行复核，这
和上面提到根据返配单核查返配实际件数不冲突，只是便于解说复核作业罢
了。
2 在复核前看标示卡上标注的供应商名称是有属于可退换货供应商，如不是根
据标示卡上标注的件数找够件数，在单据的右上角注明“不退换货供应商原
店返回”的字样附姓名日期，然后把单货一起放到交接区。
3 在复核时出现包装箱破损一定要用胶带粘贴好防止在搬运时出现商品散落
造成残损的可能。
4 有些返配单的单号、供应商名称不清晰的，复核时请依据返配标示卡上的信
息改写清楚。
c 归货
※ 归货即把复核好的返配根据对应供应商名称放置到对应的货位上。
首先拿到该板复核好的返配的单据大概查看是哪个区域的供应商，然后把货物拉到
对应的区域，拿取一件货物看标示卡或复核信息是哪家供应商、件数和单号，找齐
件数全部放置到对应供商的货位上。接着找取对应单号的单据在左下角注明刚放置
货物的货位号附签名日期。若出现件数不够的，第一时间核查先前归过的货位是否
有该单的货，若没问题，请复核人协助核查处理。
注意：1 再归货时一定要保证单号、供应商、件数和单据一致，放到对应的货位上，
防止归错货，给后续的退货造成不必要的麻烦。
2 在归货时若发现没有该供应商的货位，请第一时间询问区域负责人是否可
退货，是有要设置货位，请负责人协助你处理，万不可私自处理，以免造
成不可退货供应商库存入库。
3 在放置商品时请注意遵循“下重上轻，下大上小，一架先里后外，二架先
外后里”的原则一次性放置好。
4 一整板返配归完后把单据放置到规定的位置，待审单员审核入库。
d 审核入库
※审核入库即把归完货的单据整理好，在系统里一份一份的输入返配单上的电脑单
号审核入库。
注意：1 审单员在审核入库时一定要看单据上是否有复核人、件数、归货人、货位号
等信息，若缺少一项立即找归货人核查。
2 请确保审核完的单据及时归到对应的单据柜里。
※在了解了入库流程后，接下来我们继续学习退货部最重要的业务流程——出
库流程
四 出库流程（退货流程）
※ 出库流程即退货流程，是一整套关于退货作业的操作标准。
1在了解退货流程前我们先了解一下退货作业的意义：
a 退货作业是退货部最重要的业务，是做好退货部库存周转的前提条件。
b 做好退货作业，加快库存周转，降低库存积压危险。
c 做好退货作业，加快库存周转，维持可用库容，为入库作业提供一个良好的运转空
间。
d 做好退货作业，加快库存周转，为部门员工增加培训、学习的时间。
※ 在了解了退货作业的意义后，我们应该更加认真学习退货流程，做好退
货作业，加快库存周转，降低库存积压。
2 退货流程介及注意事项
A 退货流程之单据操作标准
※ 单据即预退货单是退货时为清点商品数量在系统里打印的一种可以填写单品清
点数量的单据。这里提及的单据操作标准涉及预退货单和单据柜里的返配单一一对
应核查单品及数量是否也一一对应没有差异。
a 在供应商前来办理退货时首先索要盖有该公司公章的收条并让供应商填写姓名
及身份证号，然后核对公章图样是否清晰是否和系统里该公司的公章图样一致，
接着核查其身份证原件和所填证件号码是否一致，若不一致要求其修改一致。
b 在拿到填好的收条后首先判断该供应商是属于哪个区域的供应商，然后到对应的
区域单据柜拿取该供应商的返配单。
c 查看返配单上该供应商的编号，让文员在系统里打印该编号下所有打印次数为0
的单据，然后按电脑单号s201\\s203升序排列（s201在最上面）接着按单据上的
电脑单号一一对应返配单，核查每张单据单品即数量是否都一一对应，是否存在
差异，若有差异在预退单上存在差异的地方标注差异数量。（在预退单和返配单
一一对应时，拿取返配单找对应的预退单一一核查，没问在预退单右上角打钩，
有差异在预退单上做标记）
d 清点单据份数。在完成退货后再次清点单据份数，是否份数一致，杜绝丢单。
B 退货流程之清点退货
※清点退货即按一件退货的标示卡上标示的件数找够实物件数，再按电脑单号找到
对应的预退货单，然后逐一开箱清点实物各个单品数量，然后在单据上填写各个单
品的数量。
a 清点完单据份数后到对应货位上拉出该供应商的退货，放置到仓库外指定的退货
地点，待清点。
b 若该供应商有两板以上退货时，一定要从左到右，从前到后等有规律的顺序依次
逐一清点，以免漏点。确定了顺序，从第一板开始清点。
c 从该板货上拿下一件货，看标示卡上标注的件数，若是一件以上者，先找够件数，
然后看表示卡上标注的电脑单号，找取对应的预退单，供应商开始逐个单品清点
数量，在清点完一个单品后退货员在对应单品后面填写清点数量。（若清点实物数
量小于预退货单上该单品的数量时，退货员要亲自清点实物，确实短少的在预退
货单上填写实物数量。若实物数量大于预退货单上的预退货数量，第一时间把多
余的实物装箱，在箱体上注明单号、配多的字样，在单据上对应单品最后面的空
白处注明配多及配多的数量，待最后做内部调拨单时使用。若出现一个单品实物
小于预退货数量，一个单品实物大于预退货数量，或一个实物单品预退货单上没
有，此时认为配少的单品实质上是配错了（a单品预退货单的数量是10个，清点
实物为9个，b单品预退货单的数量是5个，清点实物为6个或更多或c单品预
退货单上没有，实物有1个或更多，此时我们就认为a单品实物为9个，配错一
个b或c单品）此时我们同上在预退货单上预退货数一栏填写实退数9个，在后
面空白处标注配错b单品或c单品一个，并把bc单品多余的实物装箱备注单号和
配错的字样。若b单品多出实物大于1个此时应备注a单品配错1个b单品，b
单品配多“b单品多出的数量-1”个，若c单品多出实物大于1个此时应备注a
单品配错1个c单品，c单品夹带“c单品多出的数量-1”个。）清点完该单实物
后，退货员要在预退货单“退货员签字”处签字，并要求供应商在“供应商签字”
处签字确认清点单品及数量是真实的。
注意：1在清点时便于清点，要求供应商将商品从箱子里到地上清点。
！2严格区分已清点的商品和未清点的商品，防止弄混淆影响清点的真实性。
3 在清点时若发现任何清点数量存在差异第一时间只会防损查看核查，为你作
证。
4 清点数量前一定要确保箱体标示卡的单号和对应单据的电脑单号一致且件数没
有短少，若件数不够暂且放到未清点的商品处，待后面发现此单号的商品件数
足够后清点。若没有对应的预退货单，同上先放到一边，待最后核查打单再清
点。
5 在清点时若出现没有电脑单号的或单号件数书写看不清的，同上放到一边，待
最后核查处理，万不可私自猜测单号件数，胡乱清点。
6 在书写预退货数量时注意书写工整万不可草书让别人认不出来，若存在填写的
数量小于单据上电脑打印的预退货数量时，在填写的数量前打上“√”的标记，
便于文员在审单时注意，避免审错数量。
d 核查单据份数，开具内部调拨单处理差异库存
！在清点单据前确保没清退的商品和差异商品全部拿到仓库里了。
①清点单据份数
在清退作业完毕后清点单据的总份数，保证清退前清点的单据份数和现在清点
的单据份数一致。再次检查供应商是否全部签字，若有漏签的第一时间要求供
应商签字。把所有差异单据挑出来放到最上面，将整叠单据装订好然后清点差
异单据上差异数量的总和，并把差异数量写到最上面一张单上。最后填写收条
让防损签字，把单据交到文员处进行审单。
②根据单据上备注的差异，开具内部调拨单，并把对应的差异商品封箱备注供应
商名称、单号、件数、差异原因，放到指定的存放区，内部调拨单让防损签字、
登记后放置到指定的位置。
e 审单和核查库存
※ 审单即文员根据退货员填写的预退货单据在系统上对应的单据里填写预退货单
上填写的单品的数量，然后审核在系统上消去对应的库存。然后再打印出电脑打印
的和预退货单单品、数量一致的正式退货出库单，供应商签字后，加盖我们公司的
退货专用章，至此供应商的退货作业完成了，可以提货走人了。
注意：1文员在审核单据时在有标记√标记处要加倍小心，万不敢多审。若少审了，
第一时间通知退货员和供应商，协商补单，万不敢不做任何处理留下库存。
2 文员在审单时若发现退货员填写的数字看不清，第一时间通知退货员核对，
万不敢乱猜乱审。
3 待审核完所有单据后核查该供应商的库存，若不为“0”第一时间通知退货
员核查原因第一时间解决处理。
※ 核查库存即待所有退货单审核完消去对应的库存后核对电脑库存和退货时留
下的差异库存数量是否一致。
注意：在审核完所有单据，消去对应的库存后，在系统里查看当前该供应商的库
存是否和余留下的差异库存一致，若系统里当前库存大于余留的差异库
存，审单员第一时间通知退货员核查处理。
至此，从返配入库到出库的经过我们也基本了解了一边，其中各环节的作业及注意事项
也有所了解，下来我们应该在工作实际中应用检查我们上文所述的内容，不断完善现有作业
方法，进而不断推动更合理有效的新流程的出现。谢谢，大家。
编写：王坡校对：武振用柯西林
