工程部合同及档案管理制度
为进一步加强工程合同及工程档案管理工作，确保档案的完整、完全和有效利用性，特制定本制度。
一、档案范围
本制度所指的档案是指在工程施工过程中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同、深化设计方案、工程会议记要、信函、工程联系单、工程签证单、竣工资料等。
二、档案管理原则
1、合同档案由部门内勤集中统一管理。
2、各项目部及工程师应负责档案文档的形成、积累、整理、归档工作。
三、档案的移交
凡是本制度第一条规定的档案资料（必须是原件）形成后三个工作日内交部门内勤并登记，部门内勤收到该档案后整理完毕移交公司档案室。
四、合同文档的管理办法
对应当形成档案资料由于经办人原因疏忽未形成或形成后未及时移交丢失的由经办人负责重新办理，不能办理的，每发现一次处罚200元以上。
五、档案的借阅
1、合同借阅可在内勤处直接借阅，并于当日归还，当日不能归还的应当另行复印。
2、对已移交到档案室的档案，由个人到档案室借阅。
3、对需要保密的合同、工程档案所有人员负有保密义务，如有泄露承担因此造成的损失。
4、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案材料，违者视情节予以处罚。
六、附则
本制度自二00九年三月一日起实施，以前档案按该制度移交。 本制度适用工程部所有人员。
《工程部合同及档案管理制度.doc》
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