云南鼎弘互联网金融信息服务有限公司
费用报销制度
二〇一四年十二月
费用报销制度
第一章 总则
为了加强公司内部管理，规范财务报销行为‚合理控制费用支出，特制定本制度。本制度分为借款管理规定及流程、费用报销规定及报销流程、各项支出的财务报销制度和报销流程、报销时间的规定、附则五个部分。
第二章 报销范围
第一条
根据公司的实际情况，费用报销分为日常费用、工资薪金及社保费、税费、固定资产支出、专项支出。
第二条 费用报销有以下两种情况：
一、先从公司借款再报销；
二、自行垫费用再报销。
第三章 借款管理规定及借款流程 第三条
借款管理规定
一、出差借款：出差人员凭审批后的《出差费用申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
二、其他借款：如电话费、交通费、办公费、业务招待费、培训费等，经办人凭《用款申请单》办理借款，经办事项完成后及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
三、固定资产购置凭审批后的《资产购置申请单》办理借款，有合同协议的需附合同协议， 固定资产验收合格后及时办理报销手续。
四、专项支出（含广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用），经办人员凭合同协议办理借款，金额较大的支出需附经审批的请示报告（如：项目可行性分析、费用预算分析、营销活动策划方案），项目结束后凭发票办理报销手续。
五、各项借款金额超过10000元应提前一天通知财务部备款。
六、借款销账规定：
（一） 借款销账时应以借款申请为依据，据实报销，超出申请金额的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账。
（二）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。
七、借款未还者原则上不得再次借款，严格执行前款不清，后款不借的原则，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第四条 借款流程
一、借款人按规定填写《借款申请单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、用款方式：支票或现金，金额较大及特别款项（如：会议费、宣传费、购置设备）需附合同、请款项目说明。
二、借款审批流程：5000元以下（含5000元）主管部门经理审核签字→财务主管审核→财务总监复核→副总经理审批 ， 5000元以上主管部门经理审核签字→财务主管审核→财务总监复核→副总经理审批 →总经理审批，50000元以上（含50000）主管部门经理审核签字→财务主管审核→财务总监复核→副总经理审批 →总经理审批→董事审批。
三、财务付款：财务部根据经审批的借款单，办理支款。 未经审批、审批手续不全、填写不完整或不准确的单据财务有权拒绝付款。
第四章 费用报销规定及报销流程
第五条 费用报销规定
一、报销人必须取得合法、真实的票据，票据有经办人签名。不合法、不真实的票据财务有权拒绝报销。
二、费用报销单项目齐全、完整、准确，注明费用内容或事由、票据张数、大小写金额（不得涂改）。先借款再报销的需附《借款申请单》。
三、报销10000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
四、在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算，超出预算的费用需经领导审批。
第六条
费用报销流程
一、报销人填写费用报销单， 须办理入库手续的应附入库单，先借款后报销的费用需附《借款申请单》。
二、按规定的审批程序报批， 5000元以下（含5000元）主管部门经理审核签字→财务主管审核→财务总监复核→副总经理审批 ， 5000元以上主管部门经理审核签字→财务主管审核→财务总监复核→副总经理审批 →总经理审批，50000元以上（含50000）主管部门经理审核签字→财务主管审核→财务总监复核→副总经理审批 →总经理审批→董事审批。
三、出纳根据经审批的单据付款。
第五章 各种具体支出的财务报销制度和报销流程
第七条 费用报销包括日常费用报销、工资薪金及保险支出、税款支出、固定资产支出、专项支出几种类型，以下分别说明各种具体支出的财务报销制度和报销流程。
一、日常费用报销：主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费、资料费等费用的报销。
（一）差旅费报销制度及流程
1、费用标准: 职务 交通工具 住宿标准伙食标准外埠市内交通费
2、费用标准的补充说明
（1）住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额超过住宿标准不予补偿；超出部分由员工自行承担。
（2）实际出差天数由行政部核准。
（3）伙食补贴、交通费补贴按标准领取， 出差人需提供发票方可报销。
（4）宴请客户需由领导批准后方可报销，同时扣减出差人当天的伙食补贴。
（5）出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
2、报销流程
（1）出差申请：出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用等项目，《出差申请表》按借款流程审批。
（2）借支差旅费：出差人员将经审批的《出差申请表》交财务部办理借款，出纳按规定支付所借款项。
（3） 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。
（4）返回报销：出差人员应在返回公司五个工作日内办理出差费用报销，按差旅费用标准填写《差旅费报销单》,先借款再报销的需附《出差申请表》,自行垫付再报销的按费用报销流程审批，出纳根据经审批的《差旅费报销单》付款或冲借支，报销手续不全、填写单据不完整、不准确的财务有权拒绝报销。
（二）电话费报销制度及流程
1、费用报销标准
（1）移动通讯费：兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用根据工作性质和职位不同设定不同的报销标准，移动通讯费发票名称必须为公司名称方可报销。
（2）固定电话费：公司为员工提供固定电话，并由公司统一支付话费。
2、报销流程
（1）公司行政部每月初（10日前）将上月员工手机话费报销单据交财务部， 固定电话费由行政部专人负责报销，如遇电话费异常变动，应到电信局查明原因，打印电话费明细清单，特殊情况报总经理批示处理办法。
（2）财务部按费用报销流程进行审批，先借款再报销的按借款流程审批。
（3）出纳根据经审批的单据付款或冲借支（每月15日前）。
（三）交通费报销制度及流程
1、费用报销标准：
（1）员工因公需要用车根据公司相关规定申请派车，经批准派车并报销汽油费等行车费用。
（2）紧急事件经行政部审核后可以乘坐出租车，实报实销。 （3）市内办事统一办理公交卡，在行政部办理登记后方可使用。
2、报销流程 （1）员工整理交通车票按顺序粘贴，由行政部派车人员签字确认，按规定填写《费用报销单》,经办人在报销单上签名。
（2）财务部按费用报销流程进行审批，先借款再报销的按借款流程审批。
（3）出纳根据经审批的单据付款或冲借支。
（四）办公费、低值易耗品的报销制度及流程
1、费用管理规定
为了合理控制费用支出‚此类费用由公司行政部统一管理，集中购置‚并指定专人负责。
2、报销流程
（1）购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况编制购置预算，实际购置时填写《办公用品购置申请单》，按借款审批流程进行审批。
（2）报销程序：报销人填写费用报销单(需入库的附物品入库单)，先借款后报销的需附《办公用品购置申请单》，出纳根据审批后的单据（包括结账小票）付款或冲抵借支。
（3）物品统计：行政部按月统计各部门领用物品数量，编制办公用品收发存台帐和低值易耗品收发存台帐，每月月末进行盘点并制作盘点表，保证帐实相符。
（五）招待费、培训费、资料费及其他费用报销制度及流程
1、费用标准
（1）招待费：招待费遵循合理支出、厉行节约原则，大额招待费应事前申请，填写《业务招待费申请单》。
（2）培训费:由公司行政部统一管理，根据各部门培训需求编制培训计划并填写《培训费申请单》。 （3）资料费：尽量节约成本，资源共享。部门在购买资料前须先填写《资料申请表》，报销前必须到行政部资料管理员处进行入库登记(资料管理员在资料发票背面签字)。
（4）其他费用：根据实际需要据实支付。
2、报销流程
（1）招待费由经办人填写费用报销单，培训费由行政部统一报销，资料费报销前到行政部办理资料登记手续，先借款再报销的需附相关申请表。
（2）财务部按费用报销流程进行审批，先借款再报销的按借款流程审批。
（3）出纳根据经审批的单据付款或冲借支。
第八条 工薪福利及相关费用支出制度及流程
一、工薪福利支出包括工资、临时工资、社保费及各项福利支出等。
二、工薪福利支付流程如下:
（一）每月5日由行政部将本月工资表及社保费统计表报财务部；
（二）财务部按标准审核保险扣费、个人所得税扣费；
（三）财务审核后报副总经理、总经理、董事审批；
（四）出纳根据审批后的工资表发放工资；
（五）社会保险金由财务部办理银行扣款并打印缴款凭证。
（六）行政部负责工资条发放及解释。
三、其他福利费支出由公司行政部填写报销单,按费用报销流程进行审批, 出纳根据审批的单据付款。
第九条
税款支出制度及流程 每月1号由财务部统计上月税款支出；经副总经理、总经理、董事审批后，由财务部办理银行扣款并打印缴款凭证。
第十条 专项支出财务报销制度及流程
专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费、广告宣传活动费及其他专项费用。
一、软件及固定资产购置财务报销制度及流程 (一) 报销标准：按相关的合同协议金额报销。 (二) 报销流程：
1、部门需购置资产,先填写《资产购置申请单》，《资产购置申请单》按借款流程进行审批,审批后由行政部统一询价。
2、签订合同：金额较大的采购需同供货商签订合同协议，采购部按合同协议价进行采购,
3、资产验收：资产到达后由行政部会同使用部门共同办理资产验收手续（软件应安装调试无误），保证资产完整、安全。
4、报销：资产验收后，经办人按发票、合同金额填写费用报销单交财务部，财务部按费用报销流程进行审批,先借款后报销的需附《资产购置申请单》。
5、出纳根据审批后的单据付款或冲借支(5000元以上用支票付款)。
二、其他专项支出报销制度及流程
(一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问费、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）。
(二) 费用标准：按相关的合同协议金额报销。 (三) 财务报销流程：
1、此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要先提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关活动方案等），经总经理签署审核意见后报董事长及其授权人审批，审批后的报告文件到财务部备案。
2、请示报告通过后，填写《专项支出申请单》交财务部，财务部按借款流程进行审批，金额较大由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。
3、报销：项目结束后，经办人按发票、合同金额填写费用报销单交财务部，财务部按费用报销流程进行审批,先借款后报销的需附《专项支出申请单》。
4、出纳根据审批后的单据金额付款或冲借支。
第六章 报销时间的具体规定
第十一条 为了协调公司对内、对外的业务，方便员工费用报销，财务部将报销时间安排如下：
一、财务报销：公司财务部每周一为财务报销日。
二、紧急或特殊借支不受以上的时间限制，可随时办理。
第七章 附 则
第十二条 本制度解释权归公司财务部。
第十三条 本制度适用公司全体员工。
第十五条 本制度经副总经理、总经理、董事签字生效。
