费用报销制度
费用报销审批权限：
1、公司的费用开支均由各部门负责人审核，财务部核实，最终由董事长审批。
如遇董事长外出，又急需于支付时，可按下列情况处理：
费用在5000元以下的，经总经理审批后，财务部可予以先行报销；
费用在5000元以上的，先由总经理向董事长报告，再由董事长口头（电话）或书面（传真、E-mail）指示财务人员先行处理。
2、以上两种情况，财务部出纳必须待董事长回来时，再将有关单据交给补签。
3、具审批权限的人员，不得签涉及自己的费用，其费用由其上级主管负责签批。
4、所有的费用开支必须先获享有审批权人同意，才能实施。不得“先斩后奏”。
5、凡差旅费的借支应提前一天上报财务部。
二、费用报销流程：
1、当费用发生后，受款人必须在事完后3天内填写有关的报销凭证，并办妥本部门的审批手续，再送往财务审核。
2、财务部必须认真、负责地审查有关的报销凭证及原始单据，重点要审查其内容是否真实合理，计算是否正确无误，手续是否完备无缺，有无违反公司规定和作弊嫌疑。如有异议时，财务部应当拒绝受理，并退回当事人重新办理。情节严重的，必须立即报至其部门经理及总经理。
3、出纳在收到经获董事长或总经理批核的单据时，应当尽快，足额地支付有关款项给受款人。受款人到出纳处领取款项时，应当面点清款项，并在费用统计表上相应领取的金额栏内签字确认。
三、借款：
1、当事人因公办理涉及到费用需借款，必须填写借款申请单。
2、借款时写清借款的理由或用途，当日借款金额在3000元（含）以内的经部门经理审核，总经理审批。借款金额超过3000元时，除完成以上程序外，还须上报至董事长报准后方可支付。
3、借款人在办妥相应的事项后，应及时办理报销手续，尽速与出纳结算清楚。
4、借款人在出纳处已有借款没有还清时，出纳有权拒付二次借款。
5、当借款人不及时结清借款之项目时，出纳有权从薪资中抵扣。
四、重点费用报销有关规定：
1、话费：（每月）
销售部主管：200元，采购部主管：200元， 财务部主管：100元，业务员：100元。以上人员话费超过标准一律由自己负担，没有任何特殊情况。 一般管理人员当月确有因为公事打电话较多的可以每月报销30元，只能少不能多。
1、交通费 ：
员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经有关领导同意后可以乘坐出租车; 市内因公公交车费应保存相应车票报销。所有交通费用报销时必须注明出差事由，出租车票须注明出发地点和目的地、时间以及主管签字。因公事外出的车费可实报实销；
2、招待费 ：为了规范招待费的支出，一般人员不能以任何理由请客送礼，确因需请客送礼，应当掌握分寸，发生金额在200元以下，事先须经总经理同意。 一次的金额应控制在人均50元以内，如发生额在500元以上的，必须有证明人签字。 招待费的报销必须附带点菜单且菜单金额和发票金额要一致，在菜单上要注明招待事由及招待何人。
3、加油费：每月15日及30日由办公室派专人登记车辆里程表，按实际里程数0.45元/公里每半月报销一次油费（附带油票）。
4：白条收据：所有经手人付的款项都必须有收款人的收条，收款人必须签字，大小写金额必须一致，并注明付款缘由。
5、出差人员住宿费、伙食补助实行限额控制，部分包干的办法，标准请见下表：（元/日）
职位
交通工具
住宿补贴
伙食补贴
出差地交通费 董事长
飞机
150
50
30 总经理
飞机
120
30
30 厂长
飞机
120
30
20 部门主管
卧铺
100
20 普通员工
硬座
60
10 （1）交通工具
1普通人员不能乘坐飞机，如遇特殊情况确需乘飞机的，必须获董事长特批方可。
2购买飞机票工作，由办公室负责订购，尽量享受票价的优惠。
3凡获可乘坐飞机者，在出入机场时一律乘坐民航班车。 4凡乘坐火车的，如遇可乘坐硬卧而坐了硬座时，可获两者之差额的60%补贴。改乘长途大巴不予补贴。 （2）住宿费
1、住宿标准是以一个标准间同时住两位同性同事为准，并以入住者最高职位的档次为限。
2、员工出差时，如能自行解决住宿（由客户提供住宿的除外），可按相应的标准之50%给予奖励。
3、当天离开出差住地的，必须在当日中午12时前办理退房手续，公司不再报销半天的住宿费。
4、驻地之省内出差应尽量安排当天往返。
5、住宿费必须有附具住宿费用清单，公司只负责住宿费用，其它产生的杂费（如洗衣费，电话费，餐费）一概不予报支。
6、住宿费低于住宿标准的部分，按其差额给予80%的奖励。
（3）出差伙食补贴：
1、出差过程发生交际应酬餐费时，需扣除参与人员当天出差补贴的50%餐补。
2、出差补贴最小计算单位半天，计算方法为：出发日12：00前算1天；12：00~18：00算半天；18：00后不算；返回日12：00前不算；12：00~18：00算半天；18：00后算1天。
（4）出差手机费（指漫游区）补贴，非漫游区不另行补贴：
如特殊情况需加手机话费补贴的，需提供充分的理由，总经理批准后方能生效。
以上定额凭出差地的车票实报实销，最高不可超过上述补贴标准，如本次出差累计数超出定额的由个人承担。
（5）零星采购费：
1、零星材料购入必须持有使用部门的请购申请单，经部门主管人签字，领导批准后方可到财务部门借款。严禁无计划采购，超定额库存。
2、采购部门按购物申请单所购材料送达公司后，须持有关领导签批的采购单、购货发票或购货清单到仓库办理入库手续。
3、仓库部门在将材料验收入库前，应详细核对发票所载名称、规格型号、数量、质量与实际是否相符，或请使用部门进行质量检查，对不符合质量要求或不符合使用要求的坚决不予办理入库手续。对无名牌的配件用口取纸载明名称、规格、型号。
4采购人员到财务进行采购账务处理时必须持有请购单、采购清单、入库单，经总经理审批后财务人员才能进行冲账。 费用报销的有关规定：
1、每次报销费用，必须在事项结束起3日内，特殊情况一周内完成，过期财务部可不予报销。
2、有关费用必须按相关“费用报销凭证”准确、如实地填写，具体要求如下：
1、报销凭证一律使用钢笔或签字笔填写：
2、受款人姓名一律使用中文字书写，字体要清楚。
3、所属部门按受款人所在部门的名称填写：
4、填报日期按填写当日的日期填写：
5、附件张数按所附单据数量填写：
6、大、小写金额必须填写一致，不得涂改：
7、发票、收据必须分开填写有关“费用报销凭证”；
8、凡涉及购物或非本人事项的报销，必须有本部门同事作验收或证明人的签名；
9、如遇有票据丢失的，将视同没有发生费用，相关的损失由票据丢失人承担。
10、所有票据必须真实，如发现作弊时，财务部将按票面金额的两倍处罚当事人。
附：
本制度从2010年5月1日起实施 本制度由公司财务部负责解释
湖南省冠宇家具有限公司
2010年4月30日
