办公及会务用品管理规定
1、目的
为规范公司办公用品的采购与使用，使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本规定。
2、适用范围
公司各部门及分公司办公用品的申购、使用和管理工作。
3、权责
3.1行政部负责公司办公用品的管理、维修、保管、发放工作。
3.2采购部负责办公用品的比价采购工作。
3.3仓储室负责办公用品的验收工作。
4、内容及程序
4.1办公用品的分类
办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等，其他为消耗性办公用品。同时遵守公司固定资产管理制度中界定的物品种类。
4.2申购程序
4.2.1一般程序
各部门在每季度的最后一个月15日前上报办公用品申购表（见附件表一）——行政部汇总——总经理审批——采购部采购——仓储室辅材库验收——行政部发放。
4.2.2特殊程序
急用的办公用品申购：填写《办公物品申请表》且在备注栏内注明急需申购的原因——部门负责人审核——辅材仓库管理员确认库存无可用或可替代的物品——行政部备案登记——总经理批准——采购部实施采购——仓储室辅材库验收入库——申请单位领取。
4.3管理原则
个人办公用品实行“谁使用、谁负责、谁管理”的原则，公用办公用用品实行“专人管理、集体负责”的原则。
4.4办公用品的使用
4.4.1使用办公用品应牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。
4.4.2办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。
4.4.3爱惜办公设备，遵守操作规程，下班后及时关闭点源。定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
4.4.4对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。使用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜；因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应赔偿责任。
4.5维修
4.5.1电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门向行政部提出维修申请，行政部进行相
应的维修或委托外部维修，填写《办公用品维修记录单》（附表2）。
4.5.2办公用品损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对于该物品进行报废处理，由使用部门填写《办公用品报废凭证》（附表3），经财务部确认、总经理批准后进行报废处理。
4.6其他规定
4.6.1办公物品出现人为遗失，应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。
4.6.2领取接待客户用品（如茶叶、咖啡、纸杯、矿泉水、纸巾等）时应由接待承办部门或接收此物人员在《办公物品签领表》（附表
4）上登记签字后方可领取。
5、附件
附表1：《办公物品申请表》
附表2：《办公用品维修记录单》
附表3：《办公用品报废凭证》
附表4：《办公物品签领表》
