礼宾次序常用的5种方法
待，互相尊重
1.依照来宾的具体身份和职务高②依法办事：国际间交往合作.都要低来排列顺序。 依法而行.既遵守我国法律.也遵守2按字母顺序排列。
对方国家的法律
3依照来宾到达现场的具体时间③内外有别：指要有保密观念，既早晚来排列 要保守国家机密，也要保守本单位4依照来宾告知东道主自己到访的机密。
的时间的先后排列
④了解国际交往的基本礼仪：即见5不排列即不分先后
面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等涉外礼宾的准备工作。
等
1.搞清楚来访外宾或代表团的基新闻发布会的注意事项。
本情况。
1.确定新闻主题，选择发布良机。2.注意先弄清楚外宾的饮食爱2.挑选媒介单位、落实宴请范围。 好、宗教信仰和其他生活习惯。
2.确定会议主持人，精选发人4.3.拟定来宾访问日程。 处理好应回避的问题制定各种应4.安排食宿
变措施。
涉外会见、会谈的程序。
庆典活动组织工作重点。
1.提前约定。 1.前期调查研究 2.精心策划准备。2.通知对方有关事项。 3.选择最佳时机。4.邀请嘉宾光临。 3.准备工作.5.编排活动程序。6 安排其他活4.迎接客人
动。7.善后工作处理。
4.会见、会谈
开放式和封闭式办公室优缺点。 6.送别客人
1开放式：有利于沟通 节省办公接待计划与安排
空间 办公设备共享。难保机密 干
1、说明接待计划的三项内容：
扰大 无私人空间
（1）接待规格；（2）日程安排；2.封闭式：有利于安全保密 集中（3）经费列支。
注意力 保护隐私。难交流 费用高
2、人员安排中计划中应写明； 选择不同办公模式的方法
（1）主要陪同人员；（2）主要工1.认真分析现有工作模式存在的作人员；
问题。2.综合分析不同模式各自优（3）住宿地点、标准、房间数量；缺点。
（4）宴请时间、地点、标准、人3.确定新的办公模式。4.根据新的数
办公模式制定相应规章制度。
（5）会见、会谈地点、人数、参5.确定新的分配制度。
与人员。
办公模式发生变化的原因
3、日程安排计划：
1.信技快速发展，尤是通技的改变（1）日期、时间、地点；（2）活人们的联系不受地理位置限制，不动内容；（3）陪同人员。
再办公场所也能进行工作。
4、接待经费计划（列支）；
2.企业经营需要既支出少量费用，（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）又能有更优秀的人才完成任务
住宿费；（4）交通费；
3.办公场地费用过高，需要压缩办（5）参观费；（6）其他不可预见公室面积，以最小投入得最好效益 费用。
4.大中城市交通状况使人们寻找进行岗前培训的基本原则和要求
新的工作模式。 ①.不卑不亢：不论来自哪个国家.5.人们思想观念的变化，不再拘于所代表公司、企业的大小应以礼相一种固定工作模式
6.社会丰富多彩人们需要在时间1加强领导 统一指挥
上又更大的自主性和灵活性。 2.快速反应 控制事态发展 7.人们希望最大限度的发挥自己3以人为本 保护公众利益 的才干，多干事情多得报酬。 4公开透明 面对公众。
8.人事制度的改革，必须打破“铁突发事件的报告和记录的必要性饭碗”，用多种方式激励员工的工及其两表内容
作积极性。
必要性：1.作为事故处理的一依据
制定计划的作用。
2.作为安全教育的案例资料
1指明办公室工作所起的作用及3.便于应对各种赔偿案件
所处的地位
内容：1.《事故情况记录表》：事2.指明组织为实现自己的目标而
故发生日期、时间、地点、涉及人确定
员，事故过程。证人
的主攻位置，所拥有的人、物、财
2.《工伤情况报告表》：事故发生力部署的根据
日期、时间、地点，涉及人员基本3.指明组织的活动方针和范围保情况，事故过程细节，救治过程，证行动目标一致 医疗处理情况，证明人
4指明事务顺序先后安排
办公设备购买和租用的优缺点及5是一种主要控制手段和数量化其采购程序
财政计划
1购买：优点：为组织增加固定资计划工作主要内容
产。使用方便。缺点:一次付费过1每一项工作的起始时间、阶段时
高。设备难更新。
间和最终期限
2租用：优：最初投入费用低，并2.每一项任务的数量和质量要求。
能被获得的利润补偿。租用协议包1.每一项任务所需费用和其他资括维护修理。
源
便于更新换代。缺点：常年租用费4.每一项任务所承担的人员及负用过高。提前终止合同会有很高赔责人。
偿。
5.每一项任务完成情况的检查和采购程序：提出购买申请 审批落监督。
实费用 选择供应商 签订供货合安全检查的主要内容及原则
同 货物验收入库 支
付货款。
1.对可预见的自然灾害作好科学正确选择办公设备和易耗品供应预测分析及时及早预报
商须考虑的因素
2.对可能发生的人为事故要多渠1.价格和费用
道深入了解有关信息，掌握动向
⑴比较不同供应商的要价：初次洽
3.对以前发生的事件进行总结，制谈的价格
定防范措施。
⑵降低价格方法，如批量购买，节4.对预测的突发事件制定应急方日削价或将其指定为唯一的办公案
用品供货商
5.将应急方案或应急程序公示于⑶购买后还要考虑费用的支出，醒目位置
如：占用空间费用，存储物品报废，
6.进行对突发事件的培训和演练，存储过多占用资金
掌握必要的知识与技能
2.质量和交货
7.配备相关设备和资源 ⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择8.定期检查维护更新设备和资源，不合格物品的供应商
使之处于良好备用状态。
⑶比较供应商交货的时间⑷供应
原则：
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好累~！
商能说到，做到，有诚信，很可靠
完善方案
3.服务和位置
如所提供的订购方式
⑵供应商所在地点方便联络和交货
4.安全和可靠性
⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货
⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单2内容：预算的项目名称 目标 需算的依据 支付预算标准
政府采购主要方式
发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录
组织视频会议的方法
视频会议的会场 做好会场布置为减少租用通信线路的时间 节约费用
远程会议筹备方案特点
（1）远程会议具有节省时间和金1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。
2）注意气味。一些人对香水、花度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。
3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面⑴比较为客户提供服务是否方便，要的办公资源 采用预算方法 测公开招标 邀请招标 竞争性谈判 工作 配备和检查设备 设备维护 露水和浓重的化学气味过敏或高单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式
合理调配和利用办公资源
1.a制定合理的调配计划：根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、钱、能够与电话服务机构商定使用等
逐项作出调配计划，计划要又预见⑶了解商家规模的大小，经商史上性和合理性，并注意在工作中不断的信誉度，如为客户保密的可靠性 调整满足办公需要。B保证重点物申请费用以及报销结算的步骤是: 品的使用对工作性质重要的部门
1、申请人提交费用申请报告或填实行倾斜政策。
写费用申请表，详细说明需要经费2.建立办公资源运行档案（购买信的人员、时间、用途、金额等情况，息 维修合同 操作指南 所有资源并亲自签字。 情况列表 基本信息 日志记录和
2、该报告或该表必须经过组织确故障登记）
定的授权人审核同意，并签字批3.管理办公资源的注意事项（及时准。
更新记录 按规定清退办公用品、
3、一种情况是将获得批准的费用设备 掌握人员流动情况） 申请报告或费用申请表提交财务会议筹备
部门，领取支票或现金借款；一种1作用：了解会务工作的全局 加情况是先由申请人垫付，完成商务强协调沟通 确保会议目标实现
工作。
2特点：全面性和具体性 计划性
4、在进行商务工作中，无论是使明确性
用支票，还是使用现金，都要向对3原则：严格时间 事项明确 会议方索取相应的发票，其内容中填写必要
的时间、项目、费用等应与使用者4内容：会议主题于议题 会议名实际用途相符。
称 会议议程 时间和日期 地点
5、商务工作结束，申请人应将发需要设备和工具 会议文件会议人票附在“出差报销单”后面，并亲自员组成及人数 与会人员的组成签字提交出纳部门，由出纳部门把会议食宿安排 确定会议经费安排先前领取的现金数额和支出情况会议筹备机构和完成任务的期限
进行结算。如果是先由申请人垫付会议应急方案的内容
的，在提交票据和“报销凭单”后，1.会议中可能出现的意外事件：人方可返还现金。
员问题 场地问题 设备问题 资料
6、如果事实商务工作时，计划的问题 健康与安全问题
费用不够，需要超出时，应提前向与会者情绪问题 与会者返程问题有关领导报告，在得到许可和批准行为问题 2.明确意外事件出现时后，超出的部分才可得到报销。
工作人员的责任
制定采购预算方案的程序和内容
3.处理会议中意外事件的方法：同1程序：确定预算基数 调研 确定上
采购的产品 编写预算方案 修改组织电话会议的方法
录音带做永久记录、而且交流更加示意图。
直接、简短的优点。
4）佩带徽章、名牌。为方便工作，（2）远程会议筹备方案拟定时，所有工作人员都应佩带徽章或名应预先了解提供电信会议服务公牌。
司的服务业务，并提前一周与电信5）准备接待休息室。应在接待休会议服务公司预约，明确提出自己息室内放置公司标志或旗帜，可放的要求，并提前将下列内容告诉电置电话机、传真机、电脑、留言条信服务公司：会议日期、会议起止和笔等。此外，还应备有急救箱。 时间、会议参加人数、与会者的电6）安排接待、服务人员。配备精话号码、主持人姓名等。
通产品和服务的人员，事先组织培（3）会议程序、议程及其他材料训，回答与会者的提问。
必须提前寄给与会者，以便他们有7）远程会议要加强对设备的检查 时间准备会议讨论。
会议协调的内容
（4）远程会议筹备方案中要有专1协调会议召开的时间地点出席人负责检查远程会议设备是否齐
人员列席人员
全和正常，摆放是否符合要求。
2协调会议相关事项 会议筹备情况检查主要内容
3协调会议议题 1会议准备工作是否充分2文件材4协调会议纪要
料的准备3会议布置情况4礼仪接5协调会议决定事项的落实
待人员的准备5环境条件与用品推进会议进程的方法
的准备6保卫工作的检查7检查其1了解会议主题和议题 他内容
2严格遵守会议时间
做好会务筹备情况检查的方法有3主题明确4鼓励和引导与会者 两种：
5消除交流故障抵制不和谐因素 （1）听取会议筹备人员的汇报
6合理安排议题 1）听取汇报的领导要加强前期的7掌握会议休息的时机 调查，深入一线，发现问题，解决8适时结束会议
问题。
会议经费使用的方法
2）会议筹备人员对汇报材料的准1以节约为原则，需要开支的项目备要侧重困难和问题，注重实效。
要尽量列的详细具体 3）选择合适的汇报时间。
2向会议筹备委员会的领导人提4）对会议筹备情况汇报的重点是出申请并按照审批权层层审批 筹备中的问题。因此，汇报之后要3领导审批后由财务部门提取现抓紧催办和落实。
金或填写支票
（2）会前现场检查
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4支出会议经费
开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。
会议总结的目的
1检查会议目标的实现情况 2检查各小组分工执行情况 3检查个人工作情况 4表彰先进个人
5妥善解决会议遗留的问题
高效率会议的决定因素
（3）编码的两种方法：
顺序或统一标准编码；
②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类
提供档案利用的要求及方式
1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。
（1）组建会议筹备委员会
（2）分成筹备小组
（3）形成筹备方案
（4）领导审核方案
2、会务检查工作程序
内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情（4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审
4、拟订会议的应急方案
内容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。
（1）预测不可预知的情况
（2）提前准备应对的备选方案
（3）讨论会议紧急情况
5领导审批后按本单位零用现金、①顺序编码法，按信息发生的先后1会议召开的必要性 利用工作
2经过精心准备 2方法：开设阅览室提供利用 档3地点选择适中 案外借 制发档案复制本 提供咨4形式多样化 询服务 印发档案目录 举办档案5严格执行了会议的各项议程 展览
6与会者经过认真确认和专心挑编写大事记的工作步骤和注意事选 项
7严格开会、散会时间 1.接受任务后，首先收集有关文件8会议作出的决定事项
和材料，掌握公司成立至今以来发9会议经费支出合理 生的一些大事和要事， 接下来了10会议服务热情周到
解编写大事记的注意事项，如材料信息利用的要求 真实编写时突出大事不要漏要点1信息利用要给组织带来效益 抛掉小事。编写大事记注意系统性2信息利用要对社会环境和公众和条理性，简明扼要。写完之后要负责。不能损害社会环境和公众利让经理过目，经理认为没有问题后益 将其制作成展板，供客阅览了解使3信息利用要严格遵守信息法规，用。同时要将该大事记放在公司的遵守知识产权保护的相关法律法参考资料里，以后逐年编写。
规
2.大事记主要由大事记记述和时登记 间组成。大事记述是大事记的核心（1）登记的含义：登记即建立信部分，通过许多重大事件的记述，息的完整记录。
反映历史发展的概貌和规律。大事（2）登记分为两种类型；
的合理选择是撰写着部分之一。大①总括登记，对存储信息按批分类事时间要求有记载准确的日期，不登记；
用模糊的字词。而且对每件大事均②个别登记，按信息存储顺序逐件写明某年某月某日，尔后再按大事登记。
发生的时间顺序进行排列。 （3）登记形式有两种：卡片式登会议管理
记、薄册式登记。
1、会议筹备方案的拟订
编码：
内容包括：确定会议的主题和议（1）编码要求；编码结构应表示题、名称、议程、时间和地点、所出信息的组成方式及关系。
需的设备和工具、会议文件的范围（2）编码步骤；分析所有预编的以及文印或复制工作、与会代表的信息；选择最佳的编码方法；确定组成、经费预算、住宿和餐饮安排、数码的位数
会议的筹备机构与人员分工。
况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。
（1）开会检查的程序
1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查
2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知
3）召开协调会并在会上现场解决问题
4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实
（2）现场检查的程序
1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点
2）制作检查单，以便记录和汇总 3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录
4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正
3、会议文件审核工作程序
内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否
经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。
（1）起草该文件的秘书就内容进行自审
（2）主观秘书进行初审
（3）如内容涉及部门较多，要进
行会审
（4）确定会议应急方案
5、提示会议按计划进行
是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。
（1）了解议题和议程
（2）准时宣布开会
（3）有效引导议题
6、处理会议突发事件的程序
（1）向领导报告
（2）启动会议应急方案
（ 3）实施应急方案
（4）必要时向公共应急机构请求支援
（5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）
7、会议总结工作程序
内容包括：会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议
的决议情况及今后的工作任务布置等。
（1）对会议征询意见，拟就工作总结稿
（2）向领导报告会议结论
（3）总结定稿
（4）印发
（5）归档
（6）组织全体工作人员进行总结
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事务管理
1、礼宾次序确定步骤
亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。
（1）确定礼宾次序方案
（2）提前通知有关各方
（3）入席、退席礼节
1）客人要在主人的带领下顺序入席
2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖
3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上
4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席
督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。
办公条件的要求
（2）设计平面图
（3）选择办公家具、设施和装饰
（2）弹性时间。优点：时间灵活，（4）采光、温度和通风
更好的安排工作时间，提高效率。
9、改进办公事务工作程序
缺点：难以监督员工
（3）远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。
（1）定义一个需要加以分析和改进的流程
（2）确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价
（3）寻找所存在问题和差距的原因
（4）餐具的使用方法与席间礼节
（4）虚拟办公。优点：减少工作（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序
2、安排涉外迎送工作程序
（1）确定迎候人员
（2）准备迎宾的物品
（3）见面讲究礼节
（4）送行前的拜访
（5）安排送行仪式
3、会见会谈工作程序
会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。
（1）约定
（2）通知对方有关事项
（3）准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排
（4）迎接客人
（5）会见、会谈
（6）送别客人
4、西餐礼仪
（1）赴宴前的准备
1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容
2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变
3）到别人家赴宴需要带礼物
4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装
5）要准时赴宴
（2）西餐的座次安排
主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐
1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌
2）吃鸡、虾、鱼的方法
3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中
4）吃意大利面条的方法
5）吃水果的方法
6）喝咖啡或茶的方法
7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内
8）进餐速度应该与大家一致
9）谈话声音一定要轻
（5）西餐的饮酒礼仪
1）上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡
2）上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上
5、招待会的礼仪
（1）招待会的请柬：表明时段、不需要客人回复
（2）冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益
（3）酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗
6、不同办公模式的特点
（1）在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监
空间和办公用品的耗费，信息能够（4）根据以上分析提出可行的改存储、归档和通过计算机网络发进方案
送。缺点：难以控制任务和信息的（5）实施改进方案
质量，难于管制网络以及信息的安
10、改进办公事务的流程
全保密。
（1）确定问题
（5）兼职工作。优点：兼职人员（2）分析有关资料
可控制自己的工作时间和多份工（3）确定造成问题的可能的原因
作，充分发挥自己的专长。缺点：（4）提出可能的解决方案
控制和监督员工较难，难以控制工
11、突发事件的预防措施
作量及报酬。
发生的事情是不可预见的或突然（6）定期合同制。优点：能灵活发生的，并带来危险，需要立即采聘到优秀人员，这些人工作有动取应对措施，尽力控制。主要有火力，效率高。缺点：难以控制员工
灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。
对企业的忠诚，缺乏工作保障。
（1）以书面形式确定紧急情况处（7）交替工作。优点：能激励工理程序
作人员。缺点：交接不当，会出现（2）根据书面程序，对所有工作工作混乱。
人员进行培训
（8）临时办公桌。优点：节省资（3）让所有人员了解有情况发生金也节省了员工的时间。缺点：员该如何疏散和急救员的姓名
工缺乏归属感，不能得到充足的信
（4）实行紧急情况模拟演练
息，降低工作效率，也难于被管理。
（5）明确各级管理人员在紧急情
7、选择办公模式的工作程序
况下所负的任务和职责
（1）深入调查现有办公模式所面（6）保证配备相关的设备和资源临的问题
以随时处理紧急情况
（2）根据调查结果确定相应的新（7）保证定期检查和更新设备
型办公模式
12、突发事件的应对措施
（3）根据新的模式要求制定管理（1）准备清楚的书面紧急情况处监督的标准和责权利相结合的分理程序
配制度
（2）用这些程序培训所有人员
（4）先在部分部门实行取得经验，（3）在可利用的地方清楚地显示
逐步推广新模式
有关紧急程序
（5）不断根据本企业特点完善新（4）实行紧急情况模拟演练来测模式，评估启用新模式的得失
试编写的程序
8、设计办公室的工作程序
（5）明确员工在紧急情况下的职
（1）分析不同部门业务特点对于
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责
（6）保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员
（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况
（8）保证定期检查和更新设备
13、处理突发事件的流程
（9）明确工作进展的情况和质量如何监督和管理
16、制定工作计划的程序
（1）估量机会
（2）确定计划工作的目标
（3）确定计划工作的前提条件
（4）拟订可供选择的行动方案
21、办公资源管理程序
包括各类办公设备、办公家具、车
依据。
（1）明确目标
辆、会议室、日常用品、图书等。（2）选择信息反馈的方法
办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资源，提高办公资源的使用效率。
（3）获取反馈信息
（4）加工分析反馈信息
（5）传递反馈信息
（6）利用反馈信息
（1）及早发现，马上报告，并保（5）评价各种备选方案
护好现场
（6）选择方案
（2）查找问题的原因
（7）拟订分计划
（3）成立临时指挥中心
（8）编制预算
（4）控制源头，釜底抽薪
17、制定承办期限规定的程序
（5）召开新闻发布会
企业接到客户或询问者的问题后
14、上司交办事项督查的程序
处理并回复的时间规定
直接为上司服务、为实施上司的决（1）调查本单位或组织在行政管策和实现上司决策的目标而进行理工作方面有哪些行为需要做出的一项工作
时间期限的规定
（1）上司向有关督查人员授权转（2）时间期限适宜标准
承催办
（3）确定同一任务的不同承办周（2）很大一部分转交各有关人员期
具体承办
（4）确定同一任务紧急情况不同（3）有些又上司指导督查人员亲的承办周期
自承办
18、办公室工作评估的程序
（4）转交办的事项要及时催办
实质上就是对办公室工作进行目（5）督办人员要对转交办事项深标管理。它提高了管理工作效率，入的检查
明确了组织机构的建制，促进了员（6）上司交办事项办理完毕
工承担责任，有助于进行控制和监（7）办结回告
督工作。
（8）对办结回告进行审查评估
（1）建立一套完整的目标体系
（9）立卷和归档
（2）制定目标
15、制定工作计划的方法
（3）组织实施
（1）根据要求列出本团队要完成（4）检查和评估
的所有任务
19、办公用品与设备的采购程序 （2）区别重要的任务和紧急的任（1）提出购买申请
务
（2）审批，落实经费
（3）按照轻重缓急和逻辑顺序标（3）招标，选择供应商
记出任务完成的先后顺序
（4）签订供货合同
（4）列出完成每项任务所需的资（5）货物入库
源和相关信息
（6）支付货款
（5）明确完成各项任务的每个阶20、制定采购预算方案程序
段指标和估算的时间要求
（1）确定预算的核算基数
（6）指明每项任务的负责部门或（2）进行市场调研
承担人以及负责人
（3）确定采购产品的种类及型号（7）推算各阶段工作完成时间并价格
填入计划表
（4）编写预算方案
（8）确保计划顺利实施
（5）征求意见，完善方案
（1）了解本单位所有办公资源的文书处理与拟写
基本情况
1、文书审核的工作程序
（2）对本单位所有办公资源进行对文件草稿从内容到形式所做的分类管理
全面检查和修正工作。
（3）对办公资源建档，记录应用（1）明确审核范围
情况
（2）确定是否需要行文
（4）定期进行数据分析
（3）审核文书内容
22、信息开发的主要形式
（4）检查文字表达
对信息进行全面挖掘、综合分析、（5）检查文件体式
概括提炼，以获得高层次信息的过（6）检查文书在处理程序上是否程。
妥善完备
（1）剪报
2、档案利用的工作程序
（2）索引
是开发和直接提供档案，满足利用（3）目录编制
者的档案需求的工作。
（4）文摘
（1）熟悉库藏
（5）信息资料册
（2）分析利用需求
（6）简讯
（3）选择档案利用方式
（7）调查报告
（4）获取档案
23、信息开发的程序
（5）提供档案
（1）确定主题
3、电子档案管理的工作程序
（2）分析信息材料
在计算机系统中形成的具有查考（3）选择信息开发方法
利用价值的社会活动的原始记录。 （4）选择开发信息的形式
（1）电子档案的收集积累
（5）形成信息产品
（2）电子档案的归档
24、信息利用的工作程序
（3）电子档案的保管
通过有效的方式将信息提供给利（4）电子档案的利用
用者，实现信息的价值，具有周期
4、文书拟写
性、经常性、广泛性和实效性特点。
通告、通报、决定、请示批复函、（1）熟悉信息的内容
招标书、投标书、计划、总结、述（2）确定利用需求
职报告、讲话稿、市场调查报告
（3）确定信息利用服务的途径
以上文种重在记住结构、常用语，（4）获取信息
到时会写。 （5）提供信息
25、信息反馈的工作程序
会议筹备方案的拟订 将信息使用过程中产生的效应及内容：1确定会议的主题和议题2活动中不断产生的信息进行再收名称3议程4时间和地点5所需的集、再处理、再传递的过程。目的设备和工具6会议文件的范围以是检查输出信息的真实性；对信息及文印或复制工作7与会代表的
传递进行检验与调整；为决策提供
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组成8经费预算9住宿和餐饮安排务公司：（会议日期、会议起止时理出整改和修订意见并予以纠正 人员；检查沟通所用各类文件资※新闻发布会的注意事项1确定
料；向领导汇报会议筹备情况和进展；听取领导指示；将记录送给领10会议的筹备机构与人员分工。 间、会议参加人数、与会者的电话作用：确保会议的周密组织、服务号码、主持人姓名等。3会议程序、新闻主题，选择发布良机2挑选媒质量和沟通协调到位、确保领导的议程及其他材料必须提前寄给与意图得以贯彻执行。 会者，以便他们有时间准备会议讨电话会议 （适用于规模不大办公论）4远程会议筹备方案中要有专地点相对集中的企业） 交流信息人负责检查远程会议设备是否齐的特点 1方便灵活准备时间短回全和正常摆放是否符合要求 复迅速是电子通信会议中花费最会务机构分工的要求：会务机构分少的，更能激发创造性思维容易修工主要指定会议组织部门和人员正自己的特点2缺少身体语言，难落实.会务机构的各部门需明确各以进行互动交流缺少文本难以传息的任务和要求.具体要求:1要根递大量细节信息3为了提高电话据会议的规模和类型组织人员队会议的效率可搭配使用其他通信伍2会务机构要分工明确、责任到方式4适用于分公司不远规模不人3加强协调，定期沟通
大的企业 会议筹备方案的制定程序1组建电话会议信息工作要求 1准确发会议筹备委员会 2分成筹备小组出开会信息，说明是否设分会场 3形成筹备方案 4领导审核方案 强调准时到会2认真发放会议书检查会务筹备情况检查内容：会议面信息材料3合理安排会场信息准备是否充分、会议期间能否排除传输设备4按时接通电话5互相通各种干扰、环境条件与用品准备、报出席情况6做好会议记录 文件材料的准备情况、会场布置情视频会议 特点1实现了声音图像况的检查、会议保卫工作检查以及同时传送 打破了空间的限制2节其他。
省时间费用3交流效果好4局限初方法 1听取会议筹备人员的汇报始准备时间较长投入成本高没用（听取汇报的领导加强前期调查；面对面的互动效果交流不够深入对汇报材料的准备要侧重困难和广泛 要求1发出开会信息2分发问题；汇报时间正当；对薄弱环节文件信息资料3布置会场4设置于及时调整加强）2会前现场检查:检查会场信息传输设备5做好会确保所有事项条理清晰；注意气议信息准备6采用先集中后分散味；树立入场登记台；佩戴徽章名的形式7汇总情况信息 牌；准备接待休息室. 检查结果※组织视频会议的方法1视频会的形式:书面.口头.协调会 议的会场2 做好会场布置工作 配检查会议筹备情况的工作程序:备和检查设备3设备维护4为减少开会检查的程序1会议筹备机构租用通信线路的时间5 节约费用
对会议准备情况进行自我检查 2远程会议筹备方案特点 1远程会会议领导小组确定汇报会的时间议具有节省时间和金钱,能与电话和地点并发出协调会通知 3召开服务机构商定使用录音带做永久协调会并在会上现场解决问题 4记录,且交流更加直接,简短的优汇报会后对检查中发现的问题予点。 以催办和落实.现场检查的程序12远程会议筹备方案拟定时,应预指定现场检查的路线和确定现场先了解提供电信会议服务公司的检查的重点并通知有关筹备部门服务业务,并提前一周与电信会议2制作检查单，以便记录和汇总3服务公司预约,明确提出自己的要按照既定的检查重点逐一现场核求,并提前将下列内容告诉电信服对并明确记录4对未达要求的整
介单位、落实宴请范围3确定会议导。
注意事项 1对领导的指主持人，精选发人4处理好应回避示和双方讨论的结果尽快落实部的问题制定各种应变措施 署2坚持与会议主管领导保持定※庆典活动组织工作重点1.前期期沟通并将落实情况及时向领导调查研究 2.精心策划准备3.选择反馈3在会前会中会后不同时期最佳时机4.邀请嘉宾光临5编排沟通中要突出各自的重点 活动程序6 安排其他活动7善后会议应急方案的内容
工作处理
1.会议中可能出现的问题：人员问对检查所发现问题的纠正 1首先题 场地 设备 资料 健康与安全 分析问题的性质和范围确定其对与会者情绪 与会者返程 行为 2.会议的质量的影响程度 2找出产明确问题出现时负责解决的会议生问题的原因寻找解决问题的方工作人员 3.处理会议突发事件的法3在人财物方面为纠正偏差做方法：同上
好相应准备4责任到人抓紧落实会议应急方案的工作程序：1预测将纠正结果通报
情况 2准备应对备选方案3讨论会议文件审核内容与工作程序:会议紧急情况 4确定会议应急方内容：1审核会议文件的准确性和
案
注意事项：住宿安排要妥善、完整性2具体内容（审核会议文件餐饮服务要周到、医疗卫生工作要与会议主题的关系，审核会议文件有备无患、交通保障应落实到位、是否存在与国家和组织的方针、政会议通讯服务力求标准稳定可靠策、法规相冲突的内容，审核会议迅速、娱乐生活要丰富多彩、会议内容是否经过调查研究、是否与实
值班要制度健全，人员要坚守岗位 际相符，提交会议讨论的文件是否提示会议按计划进行：原则：认进行了会商，审核会议文件是否做真倾听，最少限度打断谈话；树立到了中心突出、观点明确、条理分自信心，确信自己能对任何冲突产明、事实准确）
生积极影响；消除交流障碍；强调工作程序1起草该文件的秘书就问题；使用精湛的人际交流技巧。内容进行自审 2主观秘书进行工作程序1了解议题和议程2准时初审 3如内容涉及部门较多，要宣布开会3有效引导议题 （会议进行会审 4审核修改后主要领导开始前明确开始和结束的时间保或主管领导进行终审
证及时开会散会；议题开始前，规与领导沟通有关会议事宜1原则：定讨论范围并保证平等发言；
议题时间性原则、及时性原则、全面性结束后简单总结并宣布结束。） 原则。2方法:定期向领导提交书会议经费的监督方法：报告和会面报告；有会议负责人定期向领导议、授权与自我控制、质量、损益口头汇报；领导亲自参加会议，其平衡表、比率分析、审核时要逐项他途径3程序：明确会议目标：明细审。 会议经费使用的程序:1申确会议领导与各小组的任务；明确请经费2主管领导审批3财务部审会议涉及范围；会议工作所要求的批4财务人员提取现金或填写支质量标准；会议要达到的阶段性目票5经费支出6审核会议经费支出 标；制定目标时留出意外情况时处理会中突发事件1类型：人员问间；明确沟通会议有关事宜的方法题，健康与安全，处理行为2程序：
和途径：确定沟通的时间地点与会
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对会议中出现的突发事件及时向领导报告；启动会议应急方案的各项措施；调动会议有关人员及时进行补救和处理；必要时向公共应急机构请求支援；处理好突发事件的善后工作 3注意事项：1责任分工：综合管理，统筹安排；增强责任意识；加强岗位责任制。2突发事件与规章制度：应急方案的定期检查制度；突发事件的第一时间报告制度；各种应急设施的检查维护议的要素（目标清晰，适当时间地点形式，紧凑的议程，准确的信息传递，周密的前期准备合理内容安排）2影响会议效率的主要因素（会议必要性；会议前期准备工作
行仪式
安排涉外会谈的要求:充分了解双方情况；准备工作要落实到位；会谈会见要做好记录，问题要落实.拜访要求：拜访前线电话联系；到
增加了组织监督.管理和控制工作人员工作的难度,同事之间交流减少,减少了与专业人员及社会的联系2弹性时间:优:时间灵活,更好的安排工作时间,提高效率.缺：难监督员工3远程工作.优：减少总部办公空间的开销,工作时间更灵活.缺：加大了对员工监督和控制的难度4虚拟办公.优：减少工作空间和办公用品的耗费,信息能够存储、归档和通过计算机网络发送.的质量；会议责任分工；会议的多，达宾馆大厅通知对方；初次见面可长，大，高，支出超标、浪费惊人，不送礼物。
准备不充分质量不高，组织不当。会见会谈工作程序：1约定2通知3会议评估标准：目标（是否达成，对方有关事项3准备工作：背景资主持人的准备，发言者发言是否引
料，会见场所布置，人员安排4起共鸣，会议形式地点是否合适，迎接客人5会见会谈6送别客人 制度；值班工作责任到人制度 资料是否及时），会议时间评估，会议总结工作 1目的 目标实现与会人员参与会议的状态和收获，情况 小组执行情况 总结经验教会议服务评估，会议实际费用、成训 奖惩人员解决遗留问题 2内本支出、再度召开时继续推进与维容：会议名称、时间、地点、规模、持的事项。 与会代表人数、主要议题,参加会会议评估工作程序：分析影响会议议的上级领导人,会议的主持者,效果的因素、设计会议效果评估领导报告或讲话的要点,对会议的表、汇总评估结果。 注意事项：基本评价和贯彻要求,会议的决议避免欠缺会议记录，落实不力，得情况及今后的工作任务布置等。3失进行总结，不解散已完成任务的程序：对会议征询意见，拟就工作工作组；与会人员对会议不满。 总结稿 ；向领导报告会议结论；高效率会议的决定因素：会议要开总结定稿；印发；归档；组织全体的短；安排较多的活动使会议获最工作人员进行总结4方法：座谈会 大价值；特别注意选择地点；对与表彰会 书面总结 会人员名单要精益求精；请公关公※中型以上的会议结束后，大会秘司筹办时应多看多问；对某会议承书处要组织全体工作人员进行总办公司的工作感到满意时可考虑结，如有的领导有具体要求，就需长期合作；讨价还价。
要在开号总结会的基础上写出书涉外接待原则：不卑不亢、依法办面的会务工作总结，并交有关领导事、内外有别、尊重个人、女士优审阅后作为大会的文件材料连同先、入乡随俗。礼宾次序:1国家地会议记录会议简报会议文件等一区名称的拉丁字母2具体身份职并作为完整的卷宗归入档案，对于务高低3抵达时间4告知东道主自重要的会议秘书可以在会议结束己决定到访的具体时间5不排列 前印发一份问卷或会议组织评估礼宾次序确定步骤1确定礼宾次表，以对会议的成效进行打分，所序方案2提前通知有关各方3按礼涉及的方面包括明确的会议目的宾次序排列座次、名次、出场次序 完成任务会场以及时间的安排等涉外迎送仪式要求：1发出邀请2内容要求会议工作总结要依据岗准备工作：清楚来访者的基本情位责任制和工作任务的内容逐条况；外宾饮食爱好宗教禁忌等；拟检查；切实回顾和检查会议工作中定访问日程；安排食宿3善始善终 好的方面和存在的问题；有理有着装要求：穿正装
据，实事求是；会议的总结赢一分安排涉外迎送工作程序
1确定为二，激励为主。 迎候人员2准备迎宾的物品3见面会议评估工作内容：1构成有效会讲究礼节4送行前的拜访5安排送
涉外宴请的原则：宴请环境要雅致缺：难以控制任务和信息的质量,安静，点菜注意个人饮食习惯或因难于管制网络以及信息的安全保宗教信仰而来的忌讳，菜肴要有地密5兼职工作:优:兼职人员可控制方特色，参加宴请的人要讲究个人
自己的工作时间和多份工作,充分
卫生、衣装干净得体、女士要化妆、发挥自己的专长.缺:控制和监督员不穿白天的工作装
工较难,难以控制工作量及报酬6选择礼品的注意事项: 1与受礼者定期合同制.优:能灵活聘到优秀人的关系2明确送礼的原因3了解受员,这些人工作有动力,效率高.缺:礼者的特点4经济方面的限定 难以控制员工对企业的忠诚,缺乏办公模式发生变化的原因:1办公工作保障7交替工作:优:能激励工场地的费用过高，
企业都想方设法作人员.缺:交接不当，会出现工作压缩办公室的面积，让最小的面积混乱8临时办公桌.优:节省资金也创造最高的利益2城市中日益严节省员工的时间.缺:员工缺乏归属重的交通拥挤问题和上班的高峰感,不能得到充足的信息,降低工作时段的困难，使人们在工作模式上效率,也难于被管理。
重新安排3高科技的发展，尤其是选择办公模式的工作程序1深入通信技术的改变，使人们的联络更调查现有办公模式所面临的问题加方便，不在办公场所也能相互沟2根据调查结果确定相应的新型通4企业自身的发展更加需求灵办公模式3根据新的模式要求制活地聘用人力资源，如一些短期项定管理监督的标准和责权利相结目就不需聘用长期的正式员工5合的分配制度4先在部分部门实企业间竞争的加剧，使得企业不断行取得经验,逐步推广新模式 5不压缩工资费、管理费、旅差费等人断根据本企业特点完善新模式,评工成本6一些企业的组织结构进估启用新模式的得失
行了改变，需要用人制度相应改变办公室布局：开放,封闭式 作用:7在宽松的社会环境中，人们希望形成有效率的工作流程；有利于员最大限度地发挥自己的才干，多做工工作分配；有利于工作顺利完成 工作，也需要不同企业实施多种模设计办公室的工作程序1分析不式的工作方式
同部门业务特点对于办公条件的不同办公模式的特点
要求:面积、空间大小,人员流通的1在家办公:优:节省办公室空间和频率,声音对办公效率的影响,需要资金,节省花费的时间,更灵活的管设备及家具量的多少2设计平面理自己的时间,减少交通的拥挤,污图:指定专人或委托他人设计平面染和费用.缺:需计算机和电话以保图,并证询各使用部门的意见,根据
持联系,有的缺乏适宜的办公环境,
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意见修改设计,完善办公室的功能面形式确定的紧急情况处理程序,3选择办公家具、设施和装饰:当办其中详细地记录出现火灾、人员受公室空间已经分配和分开时,办公伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐区必须布置家居、安装设备和进行怖活动时具体处理程序2用上述装饰4注意采光、温度和通风 紧急情况处理程序培训所有工作改进办公室日常事务工作程序: 人员,如健康、安全培训、急救培定义→评价→分析→改进→实施: 训、保安人员的特殊培训3张贴显1定义一个需要加以分析和改进示有关的紧急程序,在可利用的地的流程2评价确定衡量流程的关方显示相应得布告,让所有人员了键指标并对该流程进行评价3分解有情况发生该如何疏散和急救析寻找所存在问题和差距的原因员的姓名4实行紧急情况模拟演4改进根据以上分析提出可行的练,如定期进行消防演习或疏散演改进方案5实施改进方案 6建议习来测试编写的程序是否合适,并使用改进日常办公事务工作流程
指导员工的应对行动5明确各级注意项：1工作流程应不受组织性管理人员在紧急情况下所负的任质或功能性结构的束缚，工作在其务和职责,一旦有情况,由他们担当进行之处就地完成不扩展至整个处理6保证配备相关的设备和资组织2流程应由职权明确的专人源以随时处理紧急情况,如有报警来负责3流程要与其他流程以及装置、灭火器、急救包等7保证定客户需求适当结合4各项流程既期检查和更新设备，如灭火器、急相互独立又在整体上严密不漏避救包、报警装置的定期检查和维护 免了重复工作及不必要的协调工突发事件的应对措施：1准备清楚作5流程本身要有不断改善的空的书面紧急情况处理程序2用这间和弹性6复检次数越少越理想 些紧急情况处理程序培训所有人处理突发事件的原则.1快速反应，员3在可利用的地方清楚地显示控制事态发展2以人为本，保护公有关紧急程序4实行紧急情况模众利益3公开透明，真诚面对公众拟演练来测试编写的程序5明确4重塑形象，置之死地而后生 员工在紧急情况下的职责6保证突发事件的报告和记录的必要性工作场所受过紧急情况处理培训及其两表内容
必要性：1作为事的人员7保证配备相关的设备和故处理的一依据2作为安全教育资源以随时处理情况8保证定期的案例资料3便于应对各种赔偿检查和更新设备
处理突发案件 内容《事故情况记录表》:事件的工作流程：及早发现马上报事故日期;事故地点;事故涉及的告并保护好现场；查找问题的原人员;事故的证人;事故过程的概因；成立临时指挥中心；控制源头述;填写事故记录薄的人员签名.釜底抽薪；召开新闻发布会。 《工作情况报告表》:完成表格人※安全检查 内容1.对可预见的自员的姓名、身份;事故涉及人员的然灾害作好科学预测分析及时及姓名、出生日期、住址、职务;发早预报 2.对可能发生的人为事故生事故的日期、地点;事故的细节要多渠道深入了解有关信息，掌握及对事故的看法;进行的急救行动动向 3.对以前发生的事件进行总和医疗处理的情况,包括由谁进行;结，制定防范措施。4.对预测的突必要时还要记录事故证人的姓名发事件制定应急方案 5.将应急方和职务;填写表格的人员签名和日案或应急程序公示于醒目位置 6.期 进行对突发事件的培训和演练，掌突发事件的预防应对措施1以书握必要的知识与技能7.配备相关
设备和资源8.定期检查维护更新法则,先做重而急的任务,再做重而设备和资源，使之处于良好备用状不急的任务,后做急而不重的工作,态。
安排好工作的优先次序3按照工督查工作的内容:1上级领导和本作的轻重缓急和逻辑顺序用数字单位上司批示进行督查的事项2编号标记出任务完成时间的前后上级直属单位的重要工作部署与顺序,对需要花时间的工作留出充重要会议精神的贯彻落实情况3足的时间量4列出完成每一项任本单位的中心工作、重要会议及文务所需的资源和相关信息,包括人件决定事项的贯彻落实情况4新力、物力、财力等5明确完成每一闻媒体和重要客户对本单位的批项任务的各个阶段指标和估算的评、建议的答复与处理情况5人大时间要求6指明每一项任务的负代表、政协委员以及职代会、股东责部门或承担人以及负责人7从会的议案、提案和建议的办理情况最终完成的时间期限向前推算各6下级单位请示事项的答复与办阶段工作应在何时完成,确定后,逐理情况，以及基层请求上级机关帮项将其填入计划表中8明确工作助解决问题的办理情况7秘书在进展的情况和出现的问题向谁报日常工作中发现和了解到的、提议告,何时报告,确保计划的顺利实施列入专项督查，并经上司批准的重9明确工作进展的情况的质量如要事项.特点:复杂性，原则性，时何监督和管理
限性和权威性
计划内容与要求1每一项任务的原则:实事求是，主动性，分层次具体目标2每一项任务的数量要
落实，时效性，督查与帮办结合。求和质量要求3每一项任务所需方法:书面,电话,专项,会议,调研.程的资源4每一项任务所分配的负序:交办,立项,登记,办结回告,审核,责部门或承担人以及负责人5在立卷,归档.注意事项:查办、催办技计划的文件中还写明如何监督工巧:1与信息工作相结合2与调查作进展和质量
研究相结合3坚持归口办理,分级制定计划与实施计划注意问题：负责4坚持结报反馈制度.督查工实事求是,善于授权明确分工定期作注意事项:实事求是、授权督查、检查所需资源是否满足,及时与同
办实事、谦虚谨慎
事沟通进展问题,在实施计划中应※办公室工作计划: 作用 1指明监控发现问题及时应变
办公室工作所起的作用及所处的制定工作计划的程序:估量机会,地位2.指明组织为实现自己的目确定目标,确定计划工作的前提条标而确定的主攻位置，所拥有的件,拟定可行方案评价备选方案,选人、物、财力部署的根据3.指明组择方案,拟定分计划,编制预算 织的活动方针和范围保证行动目注意事项:所有的子计划、部门计标一致4指明事务顺序先后安排5划、派生计划必须与组织的总目标是一种主要控制手段和数量化财一致,有助于组织总目标实现;短期政计划
计划要与长期计划相结合,短期要制定工作计划的方法1根据组织有助于长期
确定的工作目标和期限要求,一项确定承办期限的工作程序: 1调查项列出本团队要完成的所有任务.本单位或组织在行政管理工作方可以使用专门制作好的人物表格,面有哪些行为需要做出时限规定将要做的工作内容列出,也可以将2时间期限适宜标准3确定统一任工作任务逐项写下2区别重要的务不同的承办周期4确定统一紧
任务和紧急的任务,通常按ABCD
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急情况下不同承办周期
办公室工作评估：意义：提高了管理工作的效率;明确了组织机构的建制;促进了员工承担责任;有助于进行控制和监督工作 要求：组织或团队的目标具有多样性但不可过多；各部门之间相互支持.办公室工作评估工作程序: 1对办公室工作进行目标管理:建立一套完虑与原有设备的匹配关系；事先安签字提交出纳部门，由出纳部门把事项+尾语）+落款+成文日期 通报:标题+主送机关+正文[发文缘由+通报事项+分析+（决定）+期
类型:表彰 批评 传达通报 决定:标题+主送机关+正文（发文缘由+决定事项+要求）+（+附件）落款+成文日期
请批批答函:标题+主送机关+正文排好要购置的设备所放置的位置，先前领取的现金数额和支出情况要安全可靠且有利于工作流程的进行；慎重选择供应商，对不同的供应商要在各个方面进行认真的比较；预算方案的编制要注意征求
进行结算。如果是先由申请人垫付方可返还现金。
信息开发:主要形式：一次信息开
的，在提交票据和“报销凭单”后，号召要求]（+附件）+落款+成文日各方面的意见，方案应切实可行。】 发:剪报,信息资料册,二次:索引,目调配办公资源的工作程序: 1了解录,编制文摘,三次:简讯,调查报告,本单位所有办公资源的基本情况，档案参考材料 工作程序:1确定主整的目标体系;确定目标;组织实包括名称、放置的地点、功能情况施;检查评估2对办公室工作进行等2对单位所有办公资源进行分量化管理3对办公室工作进行评类，对不同资源进行分类管理3估:数量目标和质量目标评估 对办公资源建档，记录应用情况获得办公用品及设备使用权的方(设备的购买信息,保修信息,维护式及其优缺点: 合同,操作指南,基本信息, 所有设1购买:优点:设备归购买者所有.使备情况列表,日志记录和故障登用方便.缺点:一次付款费用较高.记)4定期进行数据分析
过了保修期后需额外支出维修及注意事项：必须对单位所有的办公护理费用.设备还可能很快过时 资源进行建档,能迅速找到需要的2租用:优:最初投入费用低,并可以资源;要注意及时更新记录能真实由不断获得的利润进行补偿.一般的反映目前的实际使用状况;注意租用协议都包括维护和修理的费按规定清退办公用品;办公用品的用.便于更新换代.缺:租期较长时领用更换要依照相关规定执行,特支出费用较多甚至超过购买的费殊情况要有书面报告；公司员工的用.提前终止合同违约金将会很高 流动影响着办公资源的调配与利政府采购的主要方式： 用,应随时掌握员工的变化信息
公开招标、邀请招标、竞争性谈判、正确选择办公设备和易耗品供应询价、单一来源等 商考虑的因素:价格和费用 质量和办公室用品与设备采购的工作程交货 服务和位置 安全和可靠性 序：1提出购买申请2审批、落实※申请费用以及报销结算的步骤经费3招标、选择供应商4签订供是:1申请人提交费用申请报告或货合同5货物入库6支付货款 填写费用申请表，详细说明需要经采购预算方案制定的原则：真实性费的人员、时间、用途、金额等情原则、重点性原则、目标相关原则、况，并亲自签字。2该报告或该表经济合理性原则。 必须经过组织确定的授权人审核编制采购预算的工作程序：1确定同意，并签字批准。3一种情况是预算的核算基数2进行市场调研3将获得批准的费用申请报告或费确定采购产品的种类及型号价格用申请表提交财务部门，领取支票4编写预算方案（：进行科学的可或现金借款；一种情况是先由申请行性论证 提出效益目标、技术标人垫付，完成商务工作。4在进行准、动用的公共资源、支出标准和商务工作中,无论是使用支票,还是测算依据）5征求意见、完善方案。使用现金,都要向对方索取相应的【注意事项：编制预算方案要实事发票,其内容中填写的时间、项目、求是；根据单位实际工作需要选配费用等应与使用者实际用途相符。合适的产品；要购置的用品或设备5商务工作结束，申请人应将发票必须是当前或与其所必需的并考附在“出差报销单”后面，并亲自
题2分析信息材料3选择信息开发（发文缘由+函事项+尾语）+落款方法4选择开发信息的形式5形成+成文日期
信息产品
计划:标题+正文（前言+主体+结信息开发的要求:注重调查研究,尾）+尾部
通过各种渠道全面及时获取信息,总结:标题+正文（前言+主体+结充分利用信息网络开发系统,运用尾）+尾部
信息开发技巧,加强对信息的加注意事项:1树立正确的指导思想2工、综合分析、提炼和概括,开发坚持实事求是3总结出规律性的出有特色、利用价值大、可信度高东西4分清主次、突出重点5语言的信息.简明、准确
信息编写的类型:动态 建议 经验 述职报告:标题+称谓+正文（开头+
问题 预测型
主体+结尾）+落款+成文日期
注
信息利用:特点:周期性 经常性 意：事实求是;突出特点;语言简洁 广泛性 实效性
讲话稿:开头+主体+结尾
要求:1遵守信息法规2维护信息特点:1.内容针对性强2.语言评议安全3最大限度地满足信息需求通俗3.交流具有互动性
4注意对日常信息的积累 市场调查报告:标题+前言+正文工作程序:1熟悉信息的内容2确(情况部分+预测部分+建议部分)+定利用需求确定服务途径(信息检尾部
特点：1.针对性2.真实性索服务,信息加工服务,定题查询服3.典型性4.时效性
务 信息咨询服务,网络信息服招标书:标题+正文（前言+主体+务)3获取信息4提供信息 结尾）+尾部
特点:明确性、信息利用的意义：有利与实现信息竞争性、具体性、规范性 的价值，促进管理水平提高；有利投标书:标题+正文（送达单位+引于信息的增值和信息资源共享；有言+主体+ 结尾）+尾部
注意事利于提高决策的成功率。
项:1.明确招标要求2.实事求是,不
信息反馈:形式:正反 纵向横向 可弄虚作假3.语言简洁,语气谦和.前后.要求:要准确真实,尽量缩短文书审核: 要求:1审核中发现的信息反馈时间,要广泛全面,多信问题必须逐一纠正2一般性问题源、多通道反映
可以直接修改3需做较大的改动、工作程序：1明确目标2选择信息可附上具体修改日期，退回拟稿人反馈的方法（系列型反馈,广角型或承办部门共同协商
工作-,连续型-）3获取反馈信息4加工
程序:1明确审核范围2确定是否分析-5传递-6利用- 需要行文3审核文书的内容4检查 文字内容5检查文件体式6检查文文书拟写
书在处理程序上是否妥善完备
通告:标题+正文（发文缘由+通告
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文书拟办:要求:1熟悉有关政策和求:真实性 完整性 可读性。
出行，可能还有其他人员）注意：规定2熟悉本单位各部门的负责电子档案管理的工作程序:1.电子做好出行前的准备，拟定出访方案:范围及业务情况3熟悉办文程序档案的收集积累2-归档3-保管4-包括意图和目的，出访时间、地点和有关规定4拟办意见要符合政利用：（电子阅览室阅览,复制,出借,和路线，费用情况和简单要求等。策规定和实际情况5拟办意见力在线利用）
准备好后要想上司汇报。召开全体求准确、及时、简洁. 注意事项:1可采用双套制归档2出访人员预备会，给上司提醒。 工作程序:1.明确拟办范围2.阅读归档时要进行技术鉴定3维护电有关沟通：可能员工家属来闹事 文书内容3.提出拟办意见 子档案信息的安全 注意：秘书有无做到换位思考；耐文书承办:要求:1认真领会拟办、关于录像答题技巧：
心倾听；秘书有无做到日常接待，批办意见2文书的承办要区分轻一般：（1）看秘书的着装，看是否如倒水等；如果对方着急，秘书不重缓急3来文内容涉及以前的收着职业装（2）办公桌是否整洁、
可以急，应该有耐心；秘书在接待文,要杳找或调阅有关文件作为承信函要分类放置（3）在打电话时，过程中要注意保密工作；与对方说办复文的参考4对于已经承办和注意：①电话要在铃响三声内接电话时，不能出现有“让我告诉处理完毕的文书，应及时清理,并话②要用礼貌用语，如您好等③上你„„的电话和地址”，即在未经将有关情况及时说明5要将办理班时间不得占用电话聊天（4）保领导的授权下，不能说出领导的电完毕的文书与待办的文书分别保密：①不能对好朋友泄密②不能为话和地址。对方提出一些要求，秘存.
工作程序:1.了解文书内容了炫耀，泄密③不能因为老板吵书要向上级请示；若上级正在开会2.研究批办意见3.进行具体办理
你，赌气泄密
或接待他人，秘书不能直接进去向文书催办：要求：1催办中发现问关于商务活动中的签字仪式：迎客:领导说，
而应写成便条形式，把领题要及时汇报2填写催办记录单 秘书在大门口迎接，领导在会议室导叫出来汇报。领导在未吱声的情工作程序:1确定催办的范围2确等待迎接；客人应坐在右边；签字
况下，秘书不应该说出该如何如何定催办方法(电话,发函,登门,约请厅应整洁干净；签字桌应为长桌，决定。 承办部门来人汇报)3进行催办 注桌布应为绿色；实现应准备好签字
意:对领导特别关注的、紧急文书用具：如合同文本、签字笔、吸墨（带※的为补充内容，课本进行重点催办 器等；桌上要摆放双方国旗；入座中没有）
档案利用:要求:1依法开展利用工座位，助签人应在主签人的后面；作2主动、及时开展利用工作3其他随从人员的位置要注意；合同不断完善档案服务方式和手段4第一次交换由助签人完成，第二次掌握本单位近期的重点工作、重大交换由签字人完成；到最后要照相活动，据此开展档案利用
留念，注意站的位置；共饮香槟酒工作程序:1熟悉库藏2分析利用互相庆祝；最后谈话要注意：不谈需求3选择利用方式：（阅览室提政治、宗教；不问婚否；身子预言：供利用 档案外借 制发档案复制注意OK在不同国家的意思不同。 本 制发档案证明 提供咨询服务 关于宴请:注意：场地的选择；点印发目录 档案展览）4获取档案5菜时要注意对方有无忌口；迎客的提供档案 方式；入座的顺序;关于在宴请的档案参考材料:编写程序:1确定档过程中出现的一些聊天注意事项；案参考资料的种类（大事记 组织可能涉及到招标书的准备工作和沿革 统计数字汇集 会议简介 科投标，注意其日期；秘书要为上司技成果简介 企业年鉴 企业史志）准备好信息资料；电话保密工作；2收集档案材料3进行编写 会议通知包括哪些内容；管理上司电子档案:特点:1非人工可识读性日志时，若上司日志发生变化，则2对电子技术和设备的依赖性3信应当先调整上司日志，再调整自己息的可变性4信息与载体的可分的日志，然后提醒上司日志已变离性5信息的可供性6多种信息载化，最后通知对方，并致歉.体的集成性
电子档案管理的要有关商务旅行：（秘书与领导一起
制作BY：❀常逍遙❀好累~！10
