运营部资料、信息档案管理办法
为了加强档案资料工作的科学管理，逐步实现档案工作规范化，不断提高档案科学管理水平，更好地为本部门各项工作服务，根据工作的具体要求，结合本部门工作实际，制定本管理办法。
本管理办法共七部分：
一、资料、信息档案管理归档范围
二、归档文件的整理原则及质量要求
三、归档文件的整理方法
四、立卷程序
五、归档案卷的整理程序
六、资料档案管理的档案利用
七、资料档案管理的档案员（内勤人员）职责
《运营部资料、信息档案管理办法》
一、资料、信息档案管理归档范围
凡是反映本部门经营管理活动的和具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、表单存根、照片、底片、录音带等均属归档范围；涉及到保密的资料和信息档案，归档范围依照《内部保密管理制度》第二条 保密范围实施。
二、归档文件的整理原则及质量要求
1、归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
2、归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。
3、己破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4、归档的文件材料应完整、系统、准确，必须是原件。
5、保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、编目编号。
6、档案目录应确切反映文件内容，并区分保管期限。
7、文件材料的归档必须办理移交手续。
8、归档时间
8.1各归档小组于任务完成验收后三天内向内勤移交相关资料和信息档案。
8.2内部人员因工作需要使用已存档的资料，应先办理档案借阅手续，使用完毕，及时归还。
8.3内勤人员需每月26日之前按《归档文件的整理原则及质量要求》整理本月存档的资料。
9、各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。
三、归档文件的整理方法
为确保部门内部资料档案的完整性、严密性、信息更替及时性,应注意以下几点：
1、严格登记: 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。
2、及时收集: 对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。各小组完成任务后按工作任务跟踪单上的内容，必须向内勤人员交纳全部的文件资料。
3、随办随归：“办”是指办理完毕，“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。
4、妥善处理: 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等，进行分门别类，登记在册，做到有目可查，运转有序，保管安全。
四、立卷程序
1、立卷的原则
1.1、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
1.2、卷内文件材料必须准确反映我部门经营管理活动的真实内容，手续完备，制作有利于长期保存。
2、立卷的组合
一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系密切。形式按下述
内容和顺序进行：
2.1、会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以多会一卷，一会一卷，一会数卷。
2.2、统计、报表、名册等文件，按照格式名称组卷。
2.3、部门管理和业务活动形成的文件、调研材料等，一般按单一问题组合。
2.4、分析报告、调研报告、工作计划、工作总结等文件，一般可按责任者（小组）或文件名称组合。
2.5、简报、刊物等，按期号组合。
2.6、在归档的文件材料中，每份文件的正件与附件、正文与定稿、请示与批复、转发文件与原件、不得分开，文电应合一立卷。
2.7、立卷视文件材料数量的多寡进行，当同一问题的文件多时，宜适当分卷，一般不超过200页。问题单一，文件数量少的，可立薄卷。
2.8、不同年度的文件一般不得放在一起立卷：跨年度的请示与批复，规划与总结、会议文件放在批复年立卷。
3、卷内文件材料的排列顺序
3.1、批复在前，请示在后
3.2、正件在前，附件在后
3.3、正本在前，定稿在后
3.4、定稿在前，历次重要讨论稿在后
3.5、结论性材料在前，依据性材料在后
3.6、文字在前，图样在后
3.7、其他文件材料依其他形成规律或特点。
4、备考表的填写
4.1、本卷情况说明：填写卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关内勤人员填写并签名标注时间。
4.2、检查人：负责立卷的部门领导签名。
4.3、日期：归档文件整理完毕的日期。
5、照片、声像档案
归档的照片应在背面加注说明和时间，并单独编制目录。数码底片须制作光盘应同照片放在一起归档。
五、归档案卷的整理程序
应以卷为单位，按划分年度、划分保管期限，视具体情况采用装文件袋或在文件左侧用线固定，然后按分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。
1、归档案卷的编号
归档章设置以下内容：
1.1、年度:填写文件形成年度，用4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2001。
1.2、保管期限:填写归档文件保管期限的简称，即“永久”、“长期”“短期”。
1.3、页数:按该件有图文的页面计算，用阿拉伯数字填写总页数。每件按照发文笺、正件、底稿的顺序编写页号。页数为3位数，不足补“0”。页号位置，正面在右上角，反面在左上角。
1.4、室编卷号:填写归档文件排列顺序号，用阿拉伯数字标注，编制卷号时不得有重号或空号，卷号位数为3位。
2、归档案卷装盒
2.1、将归档案卷按室编卷号顺序装入档案盒，不同期限，不同年度的不能装入同一盒内。
2.2、填写档案盒脊。档案盒采用竖位摆放方式，在盒脊填写年度、保管期限、类别号、盒号等内容。其中起止件号填写盒内第一卷文件和最后一卷文件的卷号，中间用“——”号连接；保管期限栏填写“永久”、“长期” “短期”。
2.3、档案盒内应编制归档案卷目录，目录项目包括：文号、题名、日期、页数、备注。
2.3.1、目录统一使用A4型纸张。
2.3.2、题名：填写文件标题，标题中的单位名称可以省略；没有标题或标题不规范的，可按事由自拟标题，以“［ ］”予以标识。原标题加自拟标题不能超过50个字。
2.3.3、日期：填写案卷形成日期，用8位阿拉伯数字标注年月日，
如20010101。
2.3.4、页数：同
（一）3
2.3.5、备注：注释文件需要说明的情况。
2.4、备考表的填制。备考表应置于盒内案卷之后，项目包括盒内案卷情况说明、整理人、检查人和日期。
2.5、盒内文件情况说明:说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
2.6、整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
2.7、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
2.8、日期：归档文件整理完毕的日期。
六、资料档案管理的档案利用
1、本部门所有工作人员都有保护档案的义务和借阅档案的权利。
2、查阅档案，应办理查阅登记手续。查阅密件必须报经部长批准。
3、不得随意折叠或拆散档案。严禁对档案随意涂改、挖补。
4、外部门人员查阅档案必须持有所在部门介绍信和本人工作证，经本部部长审批。
5、借出和归还档案时，必须办理登记、清点手续，并按期归还，不得丢失、损毁。严禁擅自抄录、复制、公布档案。借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
6、调离本部门的工作人员，必须清理移交档案后方可办理调动手续。
7、违反档案查阅管理规定造成重大损失者，应依法追究当事者的法律责任。
七、资料档案管理的档案员（内勤人员）职责
1、对本部门文件材料的归档工作进行积累、整理和检查。
2、负责本部门档案案卷的加工整理、案卷的排列和保管，编制档案检索工具。
3、负责档案设备管理，定期对档案设备进行安全检查，做好档案保护工作。
4、做好档案借阅利用工作，为部门各项工作服务。
