关于建立公司网络体系，实现无纸化办公的建议
总裁办 吴向荣
无纸化办公，是指利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。从二十世纪末开始，在本世纪初逐渐增加。
在无纸化办公环境中,计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。
一、现状。
随着更多的信息都是以数字或电子的形式储存和维护，管理数据的更新应用浮出水，未来将会使我们越来越走向无纸化办公。在财务管理、行政管理、人事管理、经营管理等方面，现代企业经理人对电子工作报告具有新鲜感。在销售市场，电子工作流程正在取代传统的装货单、发货单、发票和其它纸单据。
在财务管理上和经营管理上，电子单据正成为记账客户的一种可行方法。从实用帐单如电话单和用电单，到经电子零售商务的帐单，都趋向不打印，而是提供电子邮件帐单并加以说明。许多服务商都推出各种电子帐单的优惠措施，比如，对申明接受电子帐单的消费者提供一定的折扣。大多数财务系统让用户的电脑或传真机能够接收来自他们电脑或传真机上的电子帐单或传真帐单。最务实的单位意识到无纸化办公所带来的成本节约，纷纷加紧进行无纸化办公过渡。
在行政管理中，行政机关、企事业单位，常对内对外发布公文、新闻、公告、通知，以前是通过打印、张粘，流动性弱、影响小、受众面窄。无纸化办公可以通过计算机、网络，将这些信息传递到各自工作人员或员工电脑上。
企业目前使用的传真都是传统的传真机，纸张，油墨，电费，机器维修保养费，员工时间等都是企业的成本开支，社会在进步，企业要发展，实用的工作体系是社会的主流，使用无纸传真管理系统已经是社会的趋势。
二、无纸化办公的好处。
无纸化办公系统通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，实现办公自动化，并进行远程办公或在家办公。
无纸化办公将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理趋于完善。通过信息化建设，开展电子商务、电子政务，快速提升核心竞争力。其具体好处有三个方面:
（一）全面整合资源，加快信息流通。
通过网络技术将企业的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用，实现各种资源的互相促进和增值，形成系统、科学、开放的企业的制度和文化，保持企业旺盛的生命力，保证企业持续健康发展。
领导层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、解决问题和发现人才。工作人员能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和企业文化。
（二）规范办公流程，提高工作效率。
利用无纸化办公，可以建立紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让企业充满活力，促进企业持续发展，使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推诿、扯皮甚至无人负责的现象。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。有效协调各部门、各公司之间的工作协调问题，领导层能够方便的随时查看分配过的任务量、责任人及其进度情况，跟踪监督，提高执行人的执行力。
“鼠标一摁，工作效率提高”是大多数企业实行无纸化办公的最主要的出发点。电子政务的方便快捷使大家受益匪浅，许多原本繁杂冗余的工作都在手指的点击下轻松完成。无纸化办公，在内部局域网通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公。这种办公方式极大地提高了工作效率，减轻了工作负担。各部门的信息及时地沟通，信息交流畅通便捷，工作效率得到提高。
（三）有效控制成本，节约办公费用。
过去的发文、会议通知等，都需要打印、复印，然后递送各个部门，效率很低，更重要的是，在印发上浪费了大量的时间、人力、物力和财力。除了“省力”外，“省钱”也是企业采用无纸化办公系统的另一个重要原因。无纸化办公就像一台无形的截流阀，在不知不觉为企业节约大量资源，削减办公经费。实行无纸化办公使得纸质文
件大量减少，随之而来的印刷、用纸等办公费用也相应缩减。不仅有效提高了办公效率，而且节省了大量相关办公开支。另外，无纸化办公的实现，也能使现有电子类固定资产充分发挥效用，各尽其能。再者，纸质文件容易破损、占用办公空间（储藏柜），而电子办公更加安全及便于存储，大部分环节可以无纸化办公，节约办公成本、节省开支、且更环保。
三、无纸化办公解决方案。
（一）易学易用性。
可将领导在传统的纸质文件上的批示、签署信息引入到办公自动化网络系统当中。通过对文件传阅、审批流程的定义，各用户便可在网络中对文件进行亲笔圈阅、批注和签名，从而使不同用户可对所传阅讨论的文件发表各自的意见、相互交流并进行最终的定稿及签署，用户对文件进行的亲笔圈注、签名信息均可被保存，并可进行打印输出。用户只要会写字，不需要学习繁琐的键盘输入方法，就和日常在纸上办公时批阅、签署文档一样，就能方便地使用含有电子笔迹技术的办公自动化系统 。
（二）高度的网络安全性。
领导办公可以与工作的各环节紧密结合，动态电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。用户可以利用动态电子签名认证可以实现可靠的身份确认功效，比传统键盘密码更安全、更有效。用动态签名认证来替代传统密码口令验证，极大增加系统中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。
（三）高度自动化。
含有电子笔迹技术的办公自动化系统可以大大减少重复劳动，它可以使各个部门的单独处理工作串联起来，同时也能处理流程上多环节的任务。可以方便进行各个环节的审核、批复、签字，同时也可以进行不同环节批复的查询。不仅解决了传统办公的效率低下和纸张浪费状况，而且也解决了因领导无法使用烦琐的现代办公自动化系统而闲置的信息化投资。
四、如何建立民创网络体系，实现无纸化办公。
民创是一家集建筑工程、房产开发、工业生产、投资贸易等于一体的现代综合企业，业务涉及面广、涉及领域多，如何建立民创网络体系，使公司逐步实现无纸化办公，是摆在当前的一个亟待解决的课题，也是未来民创实现企业目标的重要保障。应从以下几点逐步建立网络体系，健全无纸化办公系统：
（一）充分发挥QQ群、电子邮箱的功能。
1、利用QQ群传输信息资料、文件通知。
QQ群具有信息传送快、操作简单等特点，公司现有民创QQ群，公司员工应加盟这个群，通过这个群，可以了解到公司的最新动态、通知、文件，更重要的是，群里有共享功能，一些公司的重要信息、资料（如大事记、通讯录等）都会在共享里发布并及时更改。这里是公司各种知识和资源的共享中心，公司可以将各种资料分门别类的存放到这里，便于日后方便的查阅，可以使成功案例、先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享，便于大家共同学习、使用，快速提高。
2、利用电子邮箱收发文。
在网上起草申请，并发送给相关负责人进行审批，复核，会签、签发、校对等工作，然后由总裁办进行发文登记、编号，盖章后进行文件的发放（分发、下发、办结）等工作，最后由档案管理员对办结公文进行归档过程，提供督办、催办功能。
（二）尽快建立公司网站。
网站是公司的窗口、企业的形象、员工的思想文化交流平台。建立完善、科学的企业网站是实现无纸化办公的重要保障，我们可以在网站上了解到国家政策、行业信息、公司动态和企业文化。还可以通过网站建立各种公司需要的工作内容：
1、工作计划。公司或部门可做出本周、本月、本季度、本年或一段时间的工作计划，设定负责人、参与部门、参与人员、任务目标等，待计划制定完成后。计划制定参与人员可在计划中查看自己参与的计划内容，从而使每个计划参与者在目标的指导下开展工作。
2、办公用品。对公司使用到的各种物资进行有效管理，包括购买登记、领用登记、借用登记、归还登记、报废登记以及相关审批等各个环节的使用情况进行记录和管理。
3、固定资产。对公司的固定资产进行有效管理，包括资产登记、资产查询、资产折旧等，可以随时查询公司现有资产，按照设置进行资产折旧，查询现有资产的实际价值。
4、会议管理。包括会议申请、会议自动通知、会议室申请、会议查询、会议管理（会议审批、会议总结、会议纪要、纪要归档、会议维护、会议室设置）等。建立现代化的会议制度，确保会议的必要性和功效性。
5、车辆管理。包括车辆使用申请、车辆使用查询、车辆管理（使用审批、信息管理、使用维护、维护管理、类型设置）等，帮助公司合理的登记、使用、管理自己的车辆，杜绝公车私用现象的发生。
6、手机短信。通过群发可以方便的给同事、朋友、客户等发短信，即使员工不在公司也可以保持时时沟通，并建立更加紧密的客户关系和企业凝聚力。
7、下载中心。公司可以将企业月刊的文摘、收集的信息、经常需要使用到的工具、文件、客户资料等各种资源有序的存放在这里进行统一管理，便于需要的时候及时查阅下载，而不必再东寻西找，浪费时间。
8、规章制度。政策法规、人事制度、行政制度、财务制度、管理制度、销售制度等各种制度文件的在线存放、查阅，可以方便的进行管理。
建立企业网络体系，实现无纸化办公是一个漫长的过程，这个过程中，需要磨合、改进和提升，需要公司领导的充分重视、管理层的观念更新和广大员工的逐步适应。相信，只要所有民创人有着“与时俱进”的发展思路，就能逐步实现无纸化的现代办公目标，从而不断提升企业的管理水平。
