项目管理总结----资料、档案管理
内业资料是工程项目管理工作的重要组成部分。加强内业资料管理是提高企业管理水平,强化项目管理不可缺少的内容。
一、内业资料的一个重要作用就是:(1)对工程的现场施工有反馈监督的作用，每一个施工工序都能从内业资料上反映出它的时间、数量、人员、规格等特性。拿隐蔽工程验收单来说，首先必须由施工单位提供隐蔽验收的项目、结构、数量，然后会同建设单位或监理单位进行抽样检查，检查的情况和结果就记录在隐蔽工程验收单上，施工单位可以对自己的施工质量状况和尚未注意到的问题进行纠正。
(2)有了内业资料的跟踪，项目负责人不用再凭着零星的材料和自己的记忆来对整个工程的节点进行控制。在及时搜集的情况下，有关工程的各工序相关细节就都存在于内业资料中，一旦发生意外情况，如数量不符、质量差异等就可以凭借资料记录追查到其中的原因，也方便了项目负责人对工程的管理。尤其在工程发生分包的情况下，在项目结算方面更见内业资料的功效。
(3)内业资料可以作为今后工程施工的一种借鉴。在内业资料中还包含着“竣工报告”、“施工小结”等自我总结的部分，有的项目负责人对这些文件往往不大在意，其实在这些文件中除了有关的工程数据外，对施工过程的总结占了相当大的部分，优、缺点尽在其中，学习和借鉴这些文件对今后的工程管理将会有很大的促进作用。
二、内业资料管理中存在的普遍问题：甲方的资料员就是归档整理前期、设计、施工、竣工等环节的主要资料及来往文件。如果前面资料混乱或者不全的话，对后续施工、竣工会带来很多不必要的麻烦。一般甲方的资料员和施工的不同，甲方的跨越周期较长，前期各种资
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料比较多。但是目前各级资料员中普遍存在专业素质低、工作技能差，对相关规范要求及公司制度不清楚、不明白情况，造成在实际工作中，对很多工作程序不理解，资料制作不规范。再加上资料管理中存在的人员流动性，很多资料经过多人转手后成为“无主资料”：没有台帐，没有来源，无法确定去向。这就成为资料管理的死结。给后来的资料管理人员无形之中加大了工作压力。
三、再说一下图纸会审的问题，按规定，工程开工前应召开一次设计交底会，图纸会审只是其中的一项内容。参加会议的人员应该是四方：建设方（甲方）、设计方、施工方、监理方。会议的内容应首先由设计方介绍本工程的概况及设计意图，各专业设计对施工的要求及质量控制的重点等，然后进行图纸会审。图纸会审的目的是解决设计图纸中存在的问题或错误。一般在会议前，施工、监理和甲方应对施工图纸进行认真审核，对其中不明确或有错误或施工难度太大或有好的建议等方面的问题，可以在会上进行沟通、协商，需要设计单位解决的，由设计单位答复或提出方案。图纸会审应作好记录，并于会后整理成“图纸会审纪要”，经各方会签确认后，分发各方共同执行。作为甲方代表要有工程阅历和经验,能力要全面，具有综合能力和素质（1）要有一定的专业知识和工作经验，这是一个基础也是前提，从技术方面来讲，作为甲方，不可能各方面的知识技能都具备，但必须都要了解一些，并且精于某些方面，在施工的时候，甲方代表不可能代替监理，和施工方的质量检验员来管理工程质量，但需要让他们知道，你的能力，这样在你管理工程的某些方面时，会大大提高你的威信。也会赢得大家的尊重。如果大家有技术问题都觉得你是个摆设，那就树立不起权威，即是要能解决大多数的现场技术问题。
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（2）要有相当的全局把握的能力和思维，很多工作都是相关的，这是建立在积极的工作态度和长时间的工作经验积累上面的，对控制整个工程进度和成本是很有效的。
（3）甲方代表还要有综合协调能力，要让监理和施工方信服你，要让公司领导放心你。懂得协调各合作单位和公司内部关联部门之间的关系，建立获得正确信息的有效渠道。要懂管理，会管理，管理能创造效益，这是甲方代表对问题进行正确判断和发布正确指令的基础之一。
（4）公司权利要下放到甲方代表，要有领导的支持。如果没有适当的权利，在项目整个过程中就算有好的管理方法也不能实现，在项目建设过程中可以说是步履艰难。也相当于是一个摆设；施工中，不能一些小问题都决定不了，什么问题都要向上报，等上头研究研究，等到发下来时已经过了几天甚至更久了，这样延误工程进度。到时施工单位完不了工，会将责任推给你。但是有对于大一点的问题及时上报上一级公司领导；因为有些问题并不是现场代表所能解决的。有些责任也不是现场代表所能承担的。
（5）要有责任心，从责任心的方面来讲，一个人无论做任何事，从事任何职业，其实都是在做人，所从事的任何工作都体现了个人的素养。在工作中要体现敬业精神，尽量多发现问题，多解决问题。要对在工程上发现的问题，遇到的问题进行深入研究，不能人云亦云，应做好核实工作，工作中要说到做到，要求的事情必须认真落实处理；对外围联系的工作，应主动及时的处理；尽量做到大公无私。
（6）甲方代表要做到大智若愚，在工程的关键问题上，寸步不让。细小问题可以自己在项目上灵活掌握；
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（7）熟悉相关部门的工作流程和部分相关基础知识，比如要懂得预结算、项目开发流程等。和政府相关部门的办事人员要有一定的联系，知道最基本的办事流程。做好了能节约时间和开支。
8、最后，要主观能动性很强，有很强的预见能力，有很好的协调能力，所有的事情都要在自己计划和预料之中，该做什么的时候心中早已有数。那么对整个工程的监督管理基本上就是合格的了。
三、责任体系不明确，无监督机制和处罚措施。工程管理处对接项目部时，存在职责不清，无专人对接或对接责任人不明确，导致工作跟踪力差，工作落实不到位，执行力差，无反馈机制。
例如：公司无纸办公推行，在OA发文中（（验收、通知、整改、督办、纪要等），正确流程应该为工程管理处资料员对接项目部综合办公室，由项目部综合办公室对发文的内容分解到相关科室并及时反馈回工程管理处。但实际工作中，综合办对于工程相关问题无法分解，或直接拒收，导致工程管理处下发相关文件受阻，只能越权发送至项目部领导，工程科或全员，（并要再三电话通知确认）如项目部领导没有及时看到处理安排专人落实回复，最终导致工作没有完成，而在此方面工程管理处对项目部没有实质考核权利，最终直接影响OA发文的权威性，造成内耗严重，导致工作落性差。
四、竣工资料审查。（1）在竣工资料审查过程中，存在很多陈旧性问题，很多资料明显的和工程项目没有同步，造成资料真实性降低。在工程项目管理工程过程控制中，甲方、监理单位往往只注重视实体项目的监督管理，而忽视项目资料管理，造成项目资料管理缺失。在竣工资料审查中，就会出现甲方、监理等单位签署意见的空白的反复性问题。
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（2）施工单位在办理竣工验收前，根据集团公司制度规定：工程应通过
一、二级验收并且均要合格；竣工资料由主管部门（生产装备技术处）在竣工资料审查合格同意后，验收部门（工程管理处）才方可组织竣工验收。但在实际工作中，往往问题都是施工单位提供
一、二及验收合格单及资料审查单均为合格，工程管理处组织竣工验收却多次因为资料问题而无法通过验收。究其原因：一是
一、二级验收时只是施工单位及项目部进行验收；竣工资料审查是由生产装备技术处组织化工建设部各处室专业人员及监理参加资料审查；二竣工验收时是由工程管理处组织除化工建设部的各处室之外的集团各相关部门参加竣工验收，参加部门增多。二是参加验收人员专业水平参差不齐，对资料验收相关标准不熟知，造成意见分歧大。三是部门职能交叉过多，导致验收程序繁琐、复杂。往往一个竣工验收要经过几次复验才能通过，耗时耗力。
（3）各项目部的内页资料混乱，在施工项目内业资料管理工作中,普遍存在重施工、轻管理,重外业、轻内业的项目管理“通病”,常常由于竣工文件的编制工作严重滞后于项目主体工程的进度,造成不能及时进行工程交工验收。
（4）对内业资料的收集整理及归档一直没有统一标准。如何做到内业资料填写正确规范、收集及时完整,并满足业主监理及档案归档要求,值得去考虑和解决。
（5）资料的真实性和可追溯性。没有按照规范进行编制，究其原因是重视不够、资料管理人员不严谨、专业化水平差。同时，工程技术资料不完整，片面性太大，导致以偏概全。工程技术资料签字不严肃，代签现象严重，以及技术资料的“真实性”低，工程技术资料
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管理人员与工程其他人员交流、协调少，存在闭门造车“做资料”的情况，完全失去对工程质量控制的作用和作为工程技术资料的意义，对将来的工程扩建、补修造成极大的隐患。
工程管理部资料员
薛 贞 2015年1月14日
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