备用金管理办法
备用金，是指学院借支给各部门的临时款项，这些款项仅限于支付各部门日常小额开支及垫支与学生管理有关的各项紧急费用等(大额专项开支不在此列)。备用金分定额备用金和非定额备用金。学院以采用定额备用金为主,具体额度由各部门根据实际工作需要申请，申请额度在2000元之内。为保证备用金的正确使用和安全管理，作以下规定：
一、备用金由各部门根据部门实际需要提出书面申请报告，说明具体使用事项及相应的开支额度，报院领导审批同意后，交财务核准确定备用金金额，办理支取手续。
二、各部门要指定专人（以下称专管员）办理备用金借还款手续，管理本部门备用金的安全使用。
三、备用金支取办理流程。
1、专管员按财务规定填写暂借经费凭单（部门备用金专管员为借支人），提出申请报告，报院领导签批同意；
2、专管员凭领导签批同意后的暂借经费凭单，到会计处审核签章；
3、出纳按会计审核签章确定的数额填写现金支票，交会计和办公室主任加盖预留银行印章，再由出纳交付支票给部门专管员；
4、专管员凭本人的身份证原件到学院开户行领取现金。
四、备用金借款必须按规定用途使用，不准以任何名义挪用或长期占用。超出壹千元的各项费用支出，需先报院领导审批同意后才能
1 开支。各部门要加强备用金的安全管理，专管员要切实负起安全责任。凡借用期间，因个人原因造成公款丢失的，专管员应承担所有责任。
五、会计处设置“应收及暂存款——备用金”科目进行登记，说明备用金的支付情况。财务给各专管员配发一本登记本，以便与财务核对借还款情况。
六、备用金开支核销流程。
1、专管员将各种支出凭证汇总填写原始凭证粘贴单，报部门领导、院领导审批；
2、专管员把领导签批同意后的单据向财务申请报销；
3、报销凭证先经会计人员审核，再由出纳办理相关手续。
七、在正常情况下，各部门因为报销不及时，造成备用金不足，影响日常开支的，由部门专管员承担相应责任。
八、原则上按照谁借支谁报销的方式办理手续。借支人因故不能亲自报账，而委托他人代办的，代办人员应得到部门领导同意，并向财务人员说明情况。财务人员应在报销凭证上注明“冲（借支人）账，金额***（大写）”字样。否则对因代办人员错误声明引发的混乱或损失，责任由借支人负责。
九、部门备用金在每学期结束前15天，各部门专管员应清理结算本部门定额备用金，并与财务核对，如有剩余资金，及时上缴财务；如有特殊情况无法及时结清的，必须提前到财务说明，并经院领导批准同意后，与财务办理相应的顺延手续。
十、借支人办理销账手续时，财务人员应从借支人的相应备用金
2 账户中进行冲销，备用金账户冲平后的超支差额可支取现金。对于已冲销备用金的金额，退回原暂借经费凭单的第二联（报销后收执单），借支人应妥善保存，以备查询。
十一、各部门备用金专管员需要更换时，原专管员必须到财务办理备用金清理结算手续，与新的专管员进行交接，凡未办理备用金清理手续的专管员，学院将不予其办理有关调离职、辞职手续。
十二、以上规定自发文之日起执行，本规定未涉及部分按高等学校财务制度的有关规定执行。
