备用金管理办法
第一章总则
第一条为维护公司资产的完整，提高资金利用水平，加强对备用金业务的管理，根据《江
苏金港湾投资有限公司财务管理制度》的规定，制定本办法。
第二条备用金，是指公司借支给公司员工个人的款项，这些款项将用于支付与公司经济
业务相关的事项。
第二章一般规定
第三条公司备用金分为个人备用金及业务款二类。 个人备用金，是指公司员工因公务
需要，以个人名义向公司借支的现金款项（包括现金支票），主要是指特殊人员定额备用金、差旅费、招待费及其他一些零星支出。业务款，是指公司员工因公务需要，以个人名义向公司借支的通过银行转帐、电汇等方式支付的款项。此类款项一般用于固定资产购置、器材及物资采购、日常维修、房屋租赁、员工体检、培训等支出。
第四条公司会计核算设置备用金项目管理，个人备用金计入个人账户，业务款同时计入
付款单位及个人帐户。
第五条备用金由部门经理、分管领导审核用途，总经理批准，财务部核算并负责监督；
备用金借支个人（以下简称借支人）所在部门的经理应督促本部门员工按期足额归还备用金。
第三章 处理程序
第六条 公司财务部门办理备用金借支业务的时间为周一至周五；办理备用金核销业务
的时间同上。
第七条借支人应根据实际需要申请备用金，不得以任何名义挪用或长期占用公司资金。
第八条借支人应按以下规定办理借支备用金手续：
一、借支人应如实、规范填写备用金申请单。借款时，借支人应按要求填写由公司财务部门统一印制的备用金申请单，按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、
借款用途、借款金额（大小写）、预计还款时间等。对于未按要求填写的备用金申请单，财务部门有权不予受理，由此产生的责任由借支人负责；对于伪造篡改的备用金申请单，财务部门应立即扣留并及时向公司领导人报告，请求查明原因，追究当事人的责任。借支备用金必须写明款项的用途，专款专用，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。
二、业务款借支时，借支人须提供相关的合同、协议、通知书、阅批件等有效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号，否则财务部门有权不予办理，由此产生的责任由借支人负责。
三、备用金借支审批手续应完备。由经办人向财务部门领取并填写借款单，由公司本部门负责人、财务部门负责人、分管副总经理、财务副总经理、总经理审批。
第九条 鉴于公司业务需要，相关人员给予定额备用金，定额备用金可以长期保留余额，
但超过部分仍需按以上规定处理。定额备用金额度的确定由各部门负责人按实
际工作岗位需要提出并交分管领导与总经理签字确认。定额备用金可以根据业
务需要定期调整。（单位定额备用金申请表见附注）。
第十条 原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账，而委托他人代办的，代
办人应在报销凭证上注明“冲（借支人）账，金额***（大写）”字样。财务
人员根据报销凭证书面说明记账，不以代办人、借支人口头说明作为依据。
第十一条除定额备用金外，借支人应按时归还所借备用金。个人备用金均要在一个月
内结清，如有特殊情况一个月内无法结清的，必须提前到财务审计部说明，并
办理相应的顺延手续（具体见第四章第十四条）。借支人办理报销手续时，财
务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销，备用金账户冲平后的差额可支
取现金。对于已冲销备用金的金额，出纳应开具相应金额的收款收据，借支人
应妥善保存，以备查询。
第十二条公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡
未办理备用金清理手续的员工，公司人力资源部不予办理有关手续。
第四章罚则
第十三条财务部门于每月月底检查备用金余额情况。借款人应在借款到期之前主动到
财务部办理个人备用金结清或顺延手续，若逾期不办理，将以当事人的次月
发放薪酬冲抵个人备用金，不足以抵扣的，则在以后数月中继续抵扣，直到
结清备用金全款为止。
第十四条借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户，但有合理理由说明原因的，
应由借支人填写备用金延迟归还申请表，说明不能按时归还的原因，并注明
延展期限，报分管领导审核，总经理批准（备用金延迟归还申请表见附件）。
第十五条备用金借款必须按规定用途使用，不得挪做他用。公款丢失，由借支人承担责任。
第十六条
第十七条第四章 附则若本规定与原有关规定不一致，按本规定执行。以上规定自发出之日起执行，本规定由财务审计部负责解释。
