备用金管理办法
第一条、目的
为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制各项费用开支，保证公司资金使用合规、合理，提高资金使用效益，特制定本办法。
第二条、资金（现金）使用的范围
公司仅在下列范围内支付现金：①试用期内员工工资；②离职员工的工资；③零星支出的报销款；④员工节假日福利支出；⑤公司总经理特批的其他支出等。
第三条、资金（现金）使用及审批流程
1、付款申请
公司有关部门付款时，应提前向部门主管（或业务主管）提交资金支付申请，注明款项的用途、金额、支付方式、收款人，银行帐号等内容，并附有效附件。
2、付款审批
审批人根据其职责、权限和公司付款的相关规定程序对支付申请进行审批，签署意见。
3、支付复核
财务部会计对部门批准后的资金支付申请进行复核，复核支付申请的批准范围、权限、程序、事由是否正确、存在，大小写金额是否准确，手续及相关附件是否齐备，复核无误后，递交财务总监、总经理签批。
4、办理支付
总经理签批后，出纳方可办理资金支付，并及时登记现金和银行存款日记账。 对外支付金额较大的费用如房租、物业费、办公用品、劳保用品等原则上应通过银行转账支付，确实需现金支付的，由财务部直接支付给对方。
第四条、借款（备用金）管理规定
1、借款严格执行“前款不清，后款不借”的原则，保证专款专用，不得随意改变借款用途及挪用、坐支所借款项。
2、入职不满一个月的，一律不予借支。
3、借款归还期限：原则上不得超过15个工作日。
4、2016年7月1日起，员工各项（备用金）借款不再以现金支付，借款人员需提供个人银行卡账号，出纳将员工借款直接汇入借款人账户内。
5、借款由经办人填写“借款单”，需注明借款事由、借款金额，出差借款需附出差申请单，并经部门经理签批后递交到财务部办理借款。 第五条、日常费用的报销
1、各部门各项费用的报销应在部门预算可控范围之内，累计支出原则上不得超出部门预算。
2、票据应分项分类整齐粘贴，报销单须书写工整，大小写一致，不得涂改。
3、报销人将部门经理审核后的“费用报销单”送交财务部并填写“报销票据登记表”。
4、财务部费用会计对“费用报销单”所附的原始发票的合法性、金额的准确性进行审核，审核有异议的退还报销人（有部门内部指定的审核人员报销单据退还给其部门审核人员）。报销单据经财务部费用会计审核无误后，提交财务总监、总经理审批。
5、审批完成的报销单据，有备用金借款的优先冲抵借款。需付现的，出纳将于5个工作日内通过银行付款到报销人的银行卡中。
6、费用报销原则上要附消费水单（或明细清单），需同时提供与该报销金额一致的银行刷卡水单。若特殊情况无法提供银行付款水单的，事前应请示部门主管，报销时需同时提供纸质情况说明，并报部门主管审核批准，否则一律不予报销。
第六条、差旅费的报销
1、报销范围：是指员工因工作需要，受公司派遣前往异地洽谈业务、开发市场，协调关系或处理公司事务，开会、学习的活动。差旅费包括城市交通费、住宿费、出差地市内交通费，出差补贴费等项目；差旅期间的洗衣费、健身保健费及住宿房间内的有价商品等，不予报销.
2、差旅费报销的有关规定：出差人员应于返回后7个工作日内填写“差旅费报销单”，注明报销金额，出差地点、起至时间、出差目的， 交通工具、并附出差报告书回执，出差报告书回执中要有部门主管对出差人员本次差旅业绩的评估意见，否则一律不予报销。
（1）、出差人员差旅报销，应在返回公司7个工作日内，进行费用报销。 （2）、如不能及时返回公司，应从借款之日起7个工作日内(以邮戳为准)将报销单据用特快专递邮寄到公司部门主管后，由部门主管审核后递交财务部审核报销。
（3）、每次报销票据仅限本报销期间内发生的票据，否则将不予报销。对于长期在施工现场的人员，票据报销的期限为票据开出之日起2个月内，超出此期限的票据一律不予报销。
（4）、报销时应将所报销票据按出差事项分项、分类列支报销。
（5）、现场零星材料采购，需附材料清单，且材料采购及相关运输票据需项目负责人及采购部负责人审核签字后交财务部审核报销。
3、票据及粘贴要求：
报销人必须取得与报销事项相匹配的合法、合规票据，根据费用性质填写“出差报销单”，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或报销事由，车票按日期先后顺序依次排列粘贴，注明乘车日期及行车路线（始发地点——到达地点）；市内公交车、出租车、长途车票严禁连号。住宿票按日期先后顺序依次排列粘贴，住宿票需加盖住宿酒店财务印章，并附房费水单。
第七条、费用报销时间规定
为了协调公司对内、对外的业务及工作安排，方便员工的费用报销，财务部具体报销时间规定如下：
（一）、财务报销日为每周二和每周四下午。
（二）、借款及其他紧急业务不受以上时间限制，可随时办理。 第八条、借款流程：
借款人 → 填写出差申请单 → 借款人填写借款单 → 本部门审批 →
财务部审核签批 → 总经理审批 →
财务部领取借款。 第九条、报销流程：
出差人填写差旅费报销单 → 部门经理审批 → 财务部审核 → 总经理审批→ 出纳结算。
第九条、与公司财务管理制度有冲突的以具体管理办法为准，随后修正公司财务管理制度。
第十条、本规定由财务部制定、修订及解释。
XXXXXXXX有限公司
XXXX年XX月XX日
