小公司办公室管理制度
为了规范员工日常工作行为，维护公司正常工作秩序，特制定本制度。本制度适用于公司各个部门所有员工。
一、严格考勤制度
1、公司考勤实行由办公室考勤人员管理，交由领导签字，汇总后于次月8日前交财务部备案，办公室留复印件存档。
2、要求：员工在工作时间坚守岗位，不得擅离职守，严禁在工作时间从事与工作无关的活动，员工必须遵守公司上下班时间，不得迟到、早退或旷工。
3、考勤须知： （1）公司实行每周5天的工作制度。上班时间：9:00—12:00，13:30—17:30。
（2）若迟到则按相应规定进行处罚： 1）迟到处罚：≤5分钟，罚款10元；6-15分钟内，罚款30元；16-30分钟内，罚款50元。
2）迟到超出30分钟且半天以内，则按旷工半天处理，旷工应扣除2倍半天工资。
3）迟到一年累计超出10次，或旷工1次，不可参加公司优秀员工评比。
（3）早退按迟到情况进行相应处罚。
（4）旷工年累计超过3个工作日可视为自动离职，公司不承担相应赔偿。
（5）免考勤人员：总经理批准免打卡者；因公出差经核准者；因故请假经核准者；临时突发事情，事后说明，经核准者。
（6）忘打卡规定
1）漏打卡的（如无特殊情况）须在当天及时告知考勤人员补办考勤手续，方可视为正常考勤。
2）若漏打卡的被查实属员工因迟到或者早退故意不打卡者，视作旷工半天处理。
（7）每月无旷工、事假（已无年假抵扣）的员工，可获得该月的全勤奖励，全年累计无旷工事假者，可获得该年度的全勤奖励，奖励金额按财务制度执行。
4、事假：员工因特殊情况不能出勤的，原则上需要提前2天向部门负责人说明情况并填写请假条交由领导签字。每年请假一天以内不扣除基本工资，超出一天则扣除当日基本工资，以此类推（用年假抵扣者除外）。
5、因公出差或外出，应于出差或外出前到办公室办理人工考勤，出差结束后，需到办公室报到填写《考勤异常表》，并注明事由、出门时间和返回时间并交由办公室备案。
6、病假须出具相关证明文件，根据实际情况，由总经理审批，核定病假期期限。病假期间不扣除基本工资。
7、员工依法享有婚假、婚假期限由国家规定执行。女员工依法享有产假，产假根据国家规定执行。员工的直系亲属（父母、配偶、子女、公婆、岳父母）不幸去世时，员工享有不超过3日的丧假。以上假期不可分割使用。婚假、产假、丧假需相关证明合格后，由相关负责人审批。
8、员工工作期限满一年后享有年假，年假按登记入职时间开始累积。每增加一年即可增加一天，年假可分割使用，也可抵扣事假。
9、请假流程：
（1）请假员工到办公室领取《请假条》
（2）请假员工填写好请假事由后持单到本部门负责人处审批 （3）总经理审批（请假时常超出1天，则须由总经理审批） （4）请假员工持《请假单》到办公室做考勤备案。
二、员工行为规范
做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。
1、仪容仪表：若有要求，上班时间须穿着公司统一发放的工作服，工作服要保持整洁；上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。
上班时以淡妆、淡雅为主；保持头发整齐、光泽，勤洗头；不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰；禁止穿拖鞋，保持鞋子干净整洁。
2、工作纪律：
因工作性质，不可随意离开岗位（包括休息时间），离岗前须有人代岗后方可离开；交谈中不讲粗言恶语，使用歧视或侮辱性的语言，不得以任何借口顶撞讽刺客人。工作中禁止玩网络游戏，看网络视频、股票等金融软件。
3、工作行为规范：
客户或来访者进门，应起身接待，并致以问候或欢迎辞。服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务。
4、办公室管理
每天早上下班后关闭大厅照明、下午上班前开启大厅照明；客人离开接待室、会议室后及时清理卫生；各类钥匙妥善保管，重要物资锁入柜子； 空调开关，电视开关等要妥善保管，避免丢失。
三、档案管理规范
为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。
1、需要归档的文件 （1）、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
（2）凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
（3）归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
（4）凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
（5）业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由工程部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报办公室备案。
（6）由公司对外签订的经济合同（材料合同、工程合同、租赁合同、保险合同、检测合同等合同），应保留三份原件，办公室保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由办公室保存原件。
（7）在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
2、立卷归档：
档案室将文件材料收集整理分类—录入—将档案整理完毕—整理装订档案—制作检索工具—档案入库—分类上架。
3、借阅
（1）本公司人员借阅档案：由本人提出书面申请—办公室主任审核—主管领导签字批准—档案室负责查找有关档案—借阅人填写借阅档案登记薄—借阅人填写档案利用效果登记表—档案室填写归还日期。
（2）外单位人员查阅档案：查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单—办公室主任审核—主管领导签字批准—档案室负责查找—查阅人填写借阅档案登记—查阅人填写档案利用效果登记表—档案室填写归还日期。
重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
4、收集、整理、统计工作
（1）办公室文员平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整，根据不同各类文件材料的特点，按规定的整理分类
（2）按立卷要求立卷，每年对文档进行整理归类 （3）做好档案的统计、保安。
5、鉴定销毁
档案销毁提出申请—办公室主任审核—主管领导签字批准—档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定—档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记—办公室主任签字批准—主管领导裁签字批准—总经理签字批准—档案室及相关部门到指定地点2人以上监销—档案室及相关部门办理销毁清册—档案室归档。
四、人事管理
1、首先应当明确员工档案中应当放置的内容包括但不限于：劳动合同、员工身份信息表、入职登记表、入职制度培训考试表、公司制度发布签收表、劳动合同续签通知书、体检报告、违规违纪处罚单、转正申请、辞职报告等相关内容；
2、其次需要明确员工档案建立、调阅、销毁的制度：应在员工入职公司一个月内建立档案，调阅的级别不应低于中层领导一级且应当有HR在场，非公司需要不得复制其中内容，销毁员工档案应在该员工离开公司两年后；
3、对员工档案进行编号，按照入职公司年份进行分类摆放，区分在职员工和离职员工的档案；
