办公室规章制度
为了进一步加强办公室的管理，确保各项工作的顺利展开，营造一个良好的办公室环境，特制定本制度：
1． 进入办公室必须着装整洁。
2． 在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。 3． 爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。
4． 不得利用办公室会客、聚会、不得在办公室吃饭，更不允许吸烟。 5． 各部门务必及时、认真递交下个月的工作计划和上与各月的工作总结。 6． 办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以配合。
7． 不准私自动用办公室物品，如需应向办公室登记并做好领取记录。
办公室主任的职责
（一） 职务
1.负责督促、检查行政部门对党和国家的方针政策、上级指示和厂长办公会、厂务会决议及厂长决定的贯彻执行。
2.定期组织收集、分析、综合全厂生产、行政个方面的情况，主动做好典型经验的调查总结，及时向厂长汇报、请示工作，并定期向上级书面汇报。
3.根据厂长指示，负责组织厂长主持的会议，安排做好会务工作。 4.负责起草厂长授意的综合性工作计划、总结和工作报告，主动为厂长做好参谋。
5.组织起草厂部文件（对各职能科室以厂部名义起草的文件负责审核），做好全厂文的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。
6.组织做好厂部印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊收订分发工作，及时编写工厂大事记。
7.会同党办负责协调安排涉及多部门领导参加的各种会议。 8.组织做好来客接待和小车的管理工作。 9.指导做好电话话务与机线维修工作。
10.根据厂长方针目标要求，及时编制本室方针目标展开，并组织检查、诊断、落实。
11.负责全厂公办用房的分配调整及办公用品用具标准的制定和管理，并对办公用品、用具标准化及各科室文明办公进行检查督促。 12.负责完成厂长临时交办的各项任务。
（二） 职权
1.有权向全厂各部门索取必要的资料和情况。
2.对厂部会议决议和厂长指示的贯彻执行情况，有权检查督促。 3.有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。 4.有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。 5.有权按厂长的指示、协调各部门之间的工作关系。 6.有权安排调度小车的使用。 7.对各科室以厂部名义起草的文件有审核和校正权。
8.对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。
9.对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权利。 10.有权根据厂长的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品，用具标准化进行检查、督促。
（三） 职责
办公室主任的职责，大致包括承办、参谋、管理、协调及领导指挥五个方面。
1.承办职责。指办公室主任对领导决策意见的贯彻、实施，承办各
职能部门乃至下级机关、基层群众专办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。从其承办的工作内容来看，大体有三个方面： 一是承办统计领导层的集体决策和领导同志个人交付办理的事项。
二是承办上一级办公部门交办事项。
三是承办同级各职能部门和下级单位专办的有关事项。“承办”的具体形式，主要有“主办” 、“会办” 、“专办” 、
“催办”等。“主办”指直接负责具体办理; “ 会办 ” 指会同有关部门和单位联合办理；“催办”作为“会办” 、“专办”的有益补充，指督促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项。
2.参谋职责。指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽得责任。在整个领导决策过程中，办公室主任的参谋职责起着举足重轻的责任。从对领导决策发挥作用的方向上看可以分为三种类型： 一是“顺向”参谋，即紧随领导决策的方向所进行的“辅助性参谋” ； 二是“逆向参谋” ， 即当领导的决策意图不符合实际时，所进行的“劝阻性参谋” ；
三是“侧向”参谋，即当领导集中主要精力考虑某一方面工作时，为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋” 。
３．管理职责。指办公室主任对机关行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。根据国家有关规定和办公室工作实践，办公室主任的管理职责主要有文书管理和信息管理两个方面。一是文书管理。一般来说，办公室内部设有秘书处（科）、资料处（科）、机要室、文印室、收发室等，分别负责办理公文工作各个环节的具体事宜。办公室主任对文书工作的管理，主要体现在参照各级党政机关公文处理办法，结合本机关的具体情况，建立健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作，确保公文拟定的适用、准确、周密，确保文书处理得及时、准确、迅速，避免拖拉、积压、贻误工作。文书工作是机关日常工作的组成部分，是实现机关职能的重要手段之一。党政机关工作的公文工作，是指围绕公文的拟制、处理与保管工作而需要进行的由龚稿、签发、印刷、收发、登记、批办、立卷、归档等环节所构成的整个运转流程。办公室主任作为机关的综合办事机构和枢纽机构，应当承担文书工作的主要任务。二是信息管理。办公室主任是靠通过向领导提供实用信息和依据信息出谋献策来实现辅佐领导决策，发挥参谋只能作用的。领导机关的决策、指令、指示要通过办公室向各专业主管部门、职能部门、事业单位、下级机关及全社会传递。机关所属各部门和其他方面反馈回来的信息经过综合汇集到办公室，办公室对反馈回来的信息经过综合汇集到办公室，办公室对反馈回来的信息进行综合、分析、筛选后，供领导决策参考。
４．协调职责。办公室主任全面履行其协调职责，要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方向的工作。
一是纵向协调，即致力于上下级之间关系融洽，上令下行，下情上送，上下紧密配合，步调一致地协调工作。主要体现在：当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达，使之得以认真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行。当下级对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解时，要以认真负责的精神去做解释说服工作；当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见时，要及时、准确地予以反映，使得下情得以“上达”，以利于上下沟通，步调一致。当下级某一单位某项工作领先时，应积极组织力量去调研，认真总结经验，及时予以推广，“以点带面” ；当下级某一单位某项工作处于落后状态时，要积极主动地协助领导进行重点帮助，“以面促点” 、“ 以面带点” 、使之尽快赶上前进的步伐。
二是横向协调，即致力“左邻右舍” 、同级各业务部门之间关系的协调。业务部门的一些部门性文件、规定，一般要先报送办公室主任修改、审阅，进行协调，一免对统一事项的规定不尽吻合，使下级难以适从。业务部门的一些重要工作部署、安排，一般也须经办公室主任统筹平衡、统一协调，以避免部门之间“撞车”和领导同志“超负荷”现象的发生。当各业务部门、各单位因认识和处理问题的角度不同引起矛盾时，办公室主任更应充分发挥其协调职责，对过去已有明文政策规定的事项，要维护政策的严肃性，督促有关方面或协助领导督促有关方面加以认真贯彻落实；对过去尚无明文规定的，要在认真听取各方意见的基础上，处理有关政策精神的衔接关系，并向领导提出解决的意见和建议，协助领导作出裁决，把各方的意见统一到总政策上来。
三是内部协调，即以办公室内部的人员工作为对象，使之融洽、和谐地协调工作。办公室主任着力于领导班子成员和室内各单位（处、室、科、组等）之间关系的协调。在室领导班子内，要注意发挥副职的作用，要按照合理分工、分层次管理的原则，根据其特长，让副职负责某方面或几个方面的工作，以充分发挥领导班子的整体效能。
5.领导指挥指责。领导者的日常指挥，大体可以分为两种状态，即执行性指挥和应变性指挥。一是执行性指挥，也可以叫做调度性指挥。这种指挥是在目标既定，方案现成的情况下，主要解决贯彻落实的问题。领导者再履行这种指挥时，应当思考的重点是怎么干，什么时间干，成功的关键在于坚强的毅力和组织技巧。工作中必须注意把握住两点：人、财、物各种力量的调配、组合要科学、合理，力求达到投入少，收效大的目的；行动时机的抉择，要顺乎时势，挑选最佳时刻，避开各种阻力和不利因素，利用一切有利条件。二是应变性指挥，这是在领导活动中遇到了新情况，或者出现了不测事件，针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。领导者在进行应变性指挥时，首先要考虑的是继续干还是不干，是按原计划干下去，还是改变计划再干或者根本不干。取胜得诀窍在于审时度势和机动灵活。要保证指挥得当，关键之处在于：知己知彼，百战不殆。随机指挥必须搞清变化了的情况，只有对情况了如指掌，才能依据客观情况何自己的力量正确地决定行止。要可行则行，不可行则止。如果客观困难很大，自己力量不足，勉强地去干力不胜任的事情，就难以取得成功。因势利导，夺取胜利，统一指挥是发挥组织作用，贯彻执行决策的最主要条件。
办公室秘书的岗位职责
一．岗位职责
（一）文字秘书的职责范围：
1.公司重大文件的起草，包括董事会、监事会及对外发布各种文件、公告的起草。 2.为领导草拟文件，按领导意图拟写讲话稿、对外信件、函件等。
3.会议纪要的撰写，包括公开性会议、商务洽谈、中层干部项目审定的会议、由领导主持的主要会议。
4.文件的总把关，对重要文件、对外发送的文件进行审核、编制，并纠正错字、别字、错句等及违反法律和法规、违背公司章程、违背领导意图的观点。
5.公司的大事记、重大事项的记载。
6.会议文件的草拟。
7.政策研究工作，围绕领导所需政策、理论进行研究，为领导提供政策参谋。 8.调研工作，对材料进行调查形容和数据分析，得出结论。 9.文件编制，以公司正式文件出现的文件进行编号。
（二）机要秘书的职责范围：
1.档案工作，收集文件、资料，进行立卷、归档，并做好档案的借阅、管理（保存）工作。
2.机密工作，在保密制度下，做好保密方面的管理工作，对商业情报和不宜对外宣传的东西要加强管理。
3.机要联络、机要会议以及领导认为是保密、不易对外公开的会议进行记录。 4.印章的保管，需按有关制度和程序管理。
5.信息的收集、研究工作，对报刊、杂志、有关机构发布的与公司经营活动有关的重要信息进行整理归档；同时要进行信息研究，根据不同时期不同内容得出观点和结论，把重要的观点、最前沿的信息提供给领导，为领导决策提供依据。
6.图书管理，公司图书要统一收集、保管，并对图书进行编目、立卷、归档，做好图书借阅（以两个月为期，逾期要进行续接，续接不能超过三次）的登记及其他管理工作。
（三） 政秘书的职责范围：
1.做好公司和领导的行政事务。
2.对公司内部进行管理，做好承上启下，上传下达的工作。
3.做好部门之间的内部协调工作。
4.对公司制度进行管理，同时肩负起公司规章制度顾问的角色；对公司劳动纪律的执行，并做好考勤制度。 5.督办工作，督促领导、员工按时按量完成规定的工作。
6.事务管理，做好总经理办公室及负责区域的卫生工作，做好公司的事务管理和卫生管理工作。
7.做好公司的资产管理工作。
8.对后勤进行管理，做好劳保及有关后勤保障工作。
9.接待工作，热情接待客人，进行来访登记，对领导和各部门的电话进行过滤。 10.通讯工作的管理，包括内部电话、对外电话、传呼、来函、来件的处理，同时做好信访工作。
11.文件的缮印，对外有关邮件的发送。
