团委办公室工作流程及日常注意事项
工作流程
【
一、二节】
前一天应从
七、八节值班的同学手中拿到钥匙。
1) 7:40之前到达办公室，将门窗打开保持空气的流通。
2) 检查热水瓶是否有水及温度是都够高，若水温凉则应重新烧，同时用抹布将桌、窗及看得见明显地方先用湿抹布抹一遍，再用干抹布抹一遍。
3) 查看值班登记表看有无未完成的工作以及注意事项。
4) 将桌面上的文件整理分类并检查每支笔是否能用（没墨的应及时更换笔心）同时清理沙发等摆设。
5) 注意烟灰缸，如有烟灰等，清理烟灰缸，用水冲洗并擦干。办公室内外的垃圾桶内的垃圾都要倒掉。
6) 为沈导泡上一杯淡淡的茶水（水量为2/3左右）；检查一次性水杯及茶叶是否有库存，没有应及时通知罗群将其补足（若情况紧急也可自己在空闲时间买好，同时收好发票）。
7) 扫地（若天气好且地面比较脏的话用拖把将地面拖一遍）。
「以上工作应在7：50之前完成」
8) 打电话给活动中心的学长汇报第二天活动中心的占用情况（8：00前）。
9) 待沈导来后应询问其是否用过早早餐，若没有应问好其想要吃的东西马上替其去买。（牛肉宽粉加蛋或者是南瓜饼、酥饼另外再买一盒派派原味酸奶）
10) 在书记来到团委后打扫书记办公室，检查饮水机状况，并根据实际情况做出相应的措施。
11) 去收发室将当日报刊取回并整理归类。
12) 其他工作按正常流程进行并记录好所做工作。
13) 在第二节课结束后应等待
三、四节课值班同学的到来，并向其交代好未完成的任务。（交接班时期不允许出现办公室没人的情况）。
14) 离开办公室后，联系下午
五、六节值班的同学，将钥匙交接好。（可自行调整）
【
三、四节】
1) 尽量按时到达做好交接班，及时了解上一个值班人的工作进展情况，提高办事效率。
2) 如果一二节值班人员因事情多而没有去领报纸，则由三四节值班人去领（可自行协商）。
3) 查看会议室占用登记表，了解当天中午有没有占用的。如果有则应在相应时间开门。
4) 阅读前两节课值班同学的值班记录，看看有没有什么注意事项。接着完成
一、二节同学未完成的任务。
5) 其他工作按正常流程进行并记录好所做工作。
6) 离开前问清楚沈老师还有没有需要做的事情。
7) 12：10下班。下班前应将文件整好、屋内物品整理好；检查好是否有遗留工作未完成，若占用时间不是很多应将工作完成后再离开。
【
五、六节】
1) 13：40前到达办公室，将门窗打开保持空气的流通。
2) 扫地；为沈导泡上一杯淡淡的茶水（水量为2/3左右）。
3) 查看会议室占用记录，若下午有人开会应将会议室卫生弄好，视情况看是否需要准备茶
水。
4) 其他工作按正常流程进行并记录好所做工作。
5) 在第六节课结束后应等待
七、八节课值班同学的到来，并向其交代好未完成的任务。（交
接班时期不允许出现办公室没人的情况）。
6) 离开办公室后，联系第二天
一、二节值班的同学，将钥匙交接好。
【
七、八节】
1) 接着完成
五、六节同学未完成的任务。
2) 阅读前两节课值班同学的值班记录，看看有没有什么注意事项。
3) 查看会议室占用登记表，了解当天晚上会议室有没有占用的。如果有则应在相应时间开
门。
4) 其他工作按正常流程进行并记录好所做工作。
5) 18：00下班。下班前应将文件、屋内物品整理好，若屋内没人了，应将门、窗锁好，关
掉一切电源（沈导电脑除外）；检查好是否有遗留工作未完成，若占用时间不是很多应将工作完成后再离开。未完成的记录好，方便第二天值班的同学完成。
6) 联系第二天上午一二节值班人员，做好钥匙交接工作。
以上是各节课值班同学分别该注意的事项，下面是每节课值班同学都应注意的事项：
1、活动中心申请
1) 活动中心的申请表应为统一格式，在科大官方网站有下载。有人来办公室申请时应先检
查带来的表格是否标准（若不标准应退回请其重新下载后再来），表格一式两份，一份由团委办公室存档，另一份由申请人保存并在活动开展的前一天交到活动中心负责人手中，以方便活动中心那边做好相应的准备工作。都应具备具体的时间、学院老师的签名和盖章。
2) 活动申请必须在活动开展的前几天做好申请工作，当天申请无效。申请人必须在表格内
填写详细信息，申请的时间按段也应在规定范围内。一切无误后交给沈导批示，同意后再检查其时间上是否和别的活动有冲突（如有冲突应请其择日进行），最后亲自盖章，留一张表存档，并及时登记在册，同时记下来申请的同学的联系方式。
3) 有人要来查看活动中心登记表时，非办公室成员不能给其查看（包括老师在内）。
2、会议室的申请
1) 关于会议室的申请务必要沈导亲自批准，同时会议室的使用情况不能让非办公室成员知
道。
2) 值班人员尽量记得近期会议室占用情况。
3) 值班人员要注意会议室门的开关情况。在没有人使用的情况下要吧门窗锁好，若用人占
用要清楚是什么人在用。
4) 保持会议室的整洁并了解其内部财产的完整性，做好记录，离开时关掉门、窗，拉好窗
帘，切断电源。
3、各学院上交文件
1) 了解是全校性质还是单学院性质。若为全校性质应从文件夹上取下一张登记表，填好相
应的信息、备注，并逐院登记，将上交的文件统一在一起以该统计表做第一页；如果是电子档与纸质档并收的话，应在电脑桌面团委的文件夹中建立相应的分夹（千万不要放在桌面或C盘）。
2) 登记好上交同学的信息及联系方式。
3) 待全部收齐后应向沈导汇报，并请示是否需要作出相应的电子统计归纳，如需要则应及
时做好，先给副部或主任审批后再交由沈导；将纸质档放入对应的文件夹。
4、借东西
1) 应检查来借东西的同学所带借条（借条上应有学院信息、借还时间、所借东西的数量、
学院老师的签名及盖章）。
2) 交沈导批示。
3) 同意后，进仓库拿取，并检查物品的完整情况。
4) 交给该同学后留下该同学的信息及联系方式。
5) 将借条收好并登记在册。
6) 当有人来还东西时，应对应借条检查数量是否准确，物件是否有缺损（如有，应请该负
责人做好相应的处理后再归还），将物品收回仓库，并将借条归还。
5、接待
1) 当有老师或学生来到办公室找沈导本人有事，恰巧又遇到沈导忙或外出（一会儿会回）
时，应先请其坐下休息，倒上杯茶，如果此时自己手上没有工作还可以适当的和他聊会儿天，让他感受到办公室的温暖与人性化。
2) 当遇到所来人员的事情是我们自己可以解决的时候应自行解决以减少沈导的负担。
6、补办团员证
1) 交由沈导审批，同意后去仓库拿好对应数量的团员证。
2) 登记好要补办的同学的相关信息。
3) 最后应先检查钢印是否有，再盖章。
7、电话
1) 来电响两声后再接，接时注意来电显示，弄清楚对方是找沈导还是询问事件。找沈导，
若沈导在办公室则应马上让他接听，若沈导不在，应问清对方是有什么事，做好相应的记录并及时转达沈导；询问事情，应尽所能及解答，若不清楚应打电话问副部或主任；重要的电话号码要有所了解 例如书记、舒老师的电话等；打错了电话，应礼貌挂断，如果对方所找的人我们有他的联系方式的话，应告之对方。
2) 应注意通话时间的控制，不能假公济私，要节约话费。
3) 不能在值班时间玩手机，手机铃声应调为震动，接电话应在办公室门外。
8、主次的处理
自己是办公室的委员，那么就要记住办公室委员的职责。当别的部门的学长、学姐让我们做某件事情的时候应先弄清处这件事情会不会影响办公室的工作，会不会造成办公室内无
人的状况，应勇敢拒绝。
9、电脑的保护
1) 一般情况下不要允许外来人员使用办公室的电脑，在他们使用电脑的时候应在旁边仔细
观察他们都做了些什么，有没有涉及办公室的“机密”，之后应及时向副部或主任汇报。
2) 沈导的电脑未经其本人允许不许任何人碰。
10、细节处理
1) 当沈导杯中没水的时候要及时替其添好。
2) 学会察言观色，不要总是问副部或主任“有没有什么需要我做的？”之类的话，应自己
找事做，看看副部/主任需要什么，打好下手工作，帮助他们高效率完成任务。
3) 少说多做，要注意观察老师的脸色，不要火上浇油，有什么不懂的问副部/主任。
4) 联系各部门、各学院干部时要有礼貌，语言简洁到位。
5) 复印文件时要注意清点数量，以防有重复，同时在复印店做好登记。
6) 随机应变。做沈导、主任和副部交代的事情。
11、文件制作
荣誉证书、周工作总结、各类统计表等等的制作，应参照团委文件格式作出相应的灵活处理。文件做成后应交由负责该项目的副部审查，再做出相应的修改与处理后上传。
12、闲暇时间的处理
1) 熟悉电脑桌面文件的所在位置，保证自己在需要时能够尽快找到文件。
2) 熟悉文件盒中所放的各类文件，也是为了提高查找速度。
3) 熟悉办公室中物品的码放及仓库中物品位置
4) 学习Word、Excel、PPT等的办公技巧。
日常工作注意事项
1) 桌上的文件要及时分类整理，近期文件先不要存档以便工作需要。
2) 部门内的值班登记表不要让外部人员翻看，不要放在桌上，应放在下面的柜子上。
3) 要时刻保持办公室内的卫生清洁。
4)平时值班时要注意观察杯子、茶叶的剩余情况并及时购买。
5) 购买物品时要记得拿发票，购物审批单经沈老师签字盖章方可生效。
6) 请假条要老师签字盖章才生效。
7) 若老师在会议室开会，值班人员要提前布置好会场及注意卫生清洁。同时，要提前烧好
开水，准备好茶叶和杯子。其次还要准备好开会要用的文件、材料。
团委办公室
