前台工作流程： 1) 每天回公司前将楼下公司信箱内的资料带回公司（包括门外广州日报信箱） 。信箱中资 料都是公司通过邮局订购的，然后对资料进行登记（包括展览会票） ，具体方式是在资 料登记表中登记期号，接下来再把资料中的标题和关键词录入到公司数据库中。 2) 回到公司时应视情况把窗户打开，拉开窗帘；打开饮水机电源及网络电话 3) 每周一早上 12 点前把本周工作计划发给主管， 在周末下午 5 点 45 时交工作总结。 主管 的邮箱地址是 ann.liang@ximeichem.com 4) 接听来电，查看传真，打印文件及协助其它同事复印文件等 5) 查看复印机旁的小柜子里的公司日常使用资料是否已用完，如用完应立即复印作为后 备。公司日常使用的资料包括有传真单、请假单、报销单、宴请单等 6) 每天录入的书本当累积到一定数量时， 可按顺序放进资料室的柜子里； 录入完毕的报纸 要集中起来以备带到汇华进行数据录入。 送到汇华录入的报纸可根据汇华录入的情况而 定，可与那边做适当的沟通 7) 当同事需要资料文件时， 要在公司数据库中进行查找， 把查找后的结果发给同事进行筛 选；再把筛选后的资料打印出来，从资料室中一一找出，做好标签及登记。 8) 把同事参展后带回的名片进行录入 9) 公司的工具需要借阅时也须做好登记（须登记好书名） 。具体方式是在借阅登记册上把 书名记录下来，并由借阅人员签名 10) 接待公司访客：如应聘者，询问应聘职位，收集简历和学历证明等资料，让座倒水，如 需做测试的先做完题目再进行面试（具体根据人事部的安排） ；如公司客户，把客户带 到会议室，倒水（如有需要可以冲茶或咖啡） ，把客户来访情况转告接待人员，如来访 时间较长。每隔一小时应留意客人是否需要加水或咖啡 11) 每周可根据需要给植物浇一到两杯水 12) 下班离开公司前关好公司所有的窗户，关闭饮水机电源及个人使用的电脑和照明电源， 网络电话电源，摆好会议室的椅子。以上均无问题即可离开公司 13) 其它协助主管的工作 行政工作： 1) 每天 11 点开始给同事订午餐，所有的快餐应在 12 点到 12 点半之间送到。午餐的餐费 是每天结算的， 每位同事都会有一定的现金预存在前台处， 因此应做好每天的订餐和餐 费记录，当餐费不足时再续存。公司常在烧鹅仔和扬氏订快餐，电话分别是 5617831 和 38767718 2) 当公司饮水机的水用到最后一桶时，应打电话到订水处订水。电话是 38254701，乐思 饮饮用水有限公司 3) 每月根据需要购买文具及日用品。 购买前要查看公司内需要购买的文具和日用品， 填好 请购单交给人事部， 等批准后
再进行购买。 公司的文具是直接打电话到中盛文具处购买 的，不需现付，每月结算一次；日用品是到万佳超市购买的，需要开发票。中盛文具的 联系方式是 85687776 4) 每月贴餐费发票一次，写好支付证明单，交给财务部（根据财务部通知） 5) 每星期每位同事可申领文具一次，写好领料单 6) 如需购买金额较大的物品，如电脑，要事先填好借支单（一式三份） ，交给经理和财务 签名批准 7) 每月支付清洁阿姨劳务费用，填好支付证明单，须阿姨签名。每月大概是在第二个星期 支付费用，共 180 元 8) 新购进的物品或退回的物品须填好进仓单 9) 每月 7 日前把上月的网络电话清单、各分机电话清单及电信各线费用总额发给财务部 网络电话清单可在网上查询，电信各分机清单可在公司话务系统中查询 10) 公司办公设备的借入或借出应填好办公设备流动登记表， 一般借出或借入的流动设备包 括有投影仪、笔记体电脑、录音笔、相机 11) 公司邮件快递的寄出应填好邮寄快递登记表。 一般国内的快递我们是通过邮局的， 国外 的快递是通过 DHL 的。邮局电话是 11185，DHL 是 800-810-8000。邮局的费用是现地 付的，DHL 的费用是月结的，月初时会送来上个月邮递费用总额的发票，把发票送给 财务部，由他们联系支付 12) 公司如有新增固定设备，如电脑应填好固定资产增加单（一式三份） 13) 公司如有设备坏了不能正常使用，应做好标记放在指定地方，填好资产报废审批单（一 式三份）报废的物品是放在公司铁柜处，钥匙由人事部保管 14) 根据情况到邮局寄领包裹或物品，维修零件等。通常是到岗顶的邮局，坐车到师大暨大 站 15) 给同事订做名片。 供就商是唐先生， 电话是 15914349977。 Email:tangreng1973@163.com 价格是 15 元一盒 16) 协助查询及订飞机票、火车票、餐馆及酒店。一般是在华隆票务处订的 17) 安排每周同事卫生工作及督促清洁阿姨工作 18) 办公区环境及设备的保养，例如网络电话，必须每天下班时断开电源，上班时再接上电 源.网络电话联系系刘先生 13380097645 19) 公 司电 话交换 机上 第一排 接线 处全都 是直线 ，由 下往 上分别是 1-8 号线 。1 线 （38767072） 线（38767270） 线（38768114） 线（38768646）是电信电话，4、2、3、8 线、5 线、6 线、7 线是网络电话（只可打出） 。公司的传真专用线有两条，38767015 和 38767356（在事业拓展部处） 。交换机上的其余接口都是分机接线处 附： 录入杂志： 所有杂志在资料登记表中记录后，都统一直接录入公司数据库。录入内容包括文章标题、关 键词、出处、期数、年份、页码。 录入报纸： ，选择年份及 粮油市场报
报，打开 http://.cn/dqbzjs.asp（粮油市场报网址） 月份进行检索，选择录入的报纸，输入用户名 CCM，密码 CCM 进入。选择录入的标题进 入，把文章复制在一个 WORD 的文档中，保存在电脑的粮油市场报文件夹。将文章标题复 制到数据库标题中及资料标题 1 中， 在资料路径 1 中点击外部文件， 把标题保存在粮油市场 报文件夹中，再录入出处、期数、年份 医药经济报，必须用 IE 浏览器打开 http://.cn/html/2007-04/04/node_4232.htm （医药经济报网址） ，选择日期，查看有用的信息，打开要录入的文章，点击文件菜单，打 开使用 Microsoft office word 编辑，他会自动生成一个 WORD 的文档，再把把该文档中的文 章复制在加一个新的 WORD 中，保存在电脑的医药经济报文件夹。将文章标题复制到数据 库标题中及资料标题 1 中， 在资料路径 1 中点击外部文件， 把标题保存在粮油市场报文件夹 中，再录入出处、期数、年份 中国化工报，打开 http://newscenter.chemall.com.cn/SearchListg.asp?txtSearchWord=%CF%A1%CD%C1%D7%C A%D4%B4&sltSearchList=allList（中国化工报网址） ，在搜索中输入要查找的标题进行检索， 在对应的文章的页面中，选择文件菜单中的另存为，以文件文本的格式保存在一个地方，再 将 TXT 文本中的文章内容复制到 WORD 中， 保存在电脑的中国化工报文件夹。 将文章标题 复制到数据库标题中及资料标题 1 中， 在资料路径 1 中点击外部文件， 把标题保存在粮油市 场报文件夹中，再录入出处、期数、年份 查找资料 在公司数据库中打开数据检索，在检索格式 2 中选择“包含” ，在后面两个%中间输入要查 找的内容，点击检索即可。系统查找完毕后点击导出所有，就能自动导出新成一个 EXCEL 表格
