金翼5·1·8爱心团队院负责人工作部工作细则
第一章总则
第一条团队工作准则：志愿服务，奉献爱心；坚持原则，弘扬正义；财务公开，组织透明。
第二条为促进金翼5·1·8爱心团队健康持续长远的发展，规范院负责人工作部的管理，切实提高全体队员的能力与素质，特制定此细则。
第三条此细则旨在规范团队活动，增强队员的组织性、纪律性，提升团队的向心力，切实提高部门工作效率，以确保院负责人工作部能向着一个良好的方向取得更大的发展。
第四条全体队员应当自觉遵守各项规章制度，以团队发展为己任。
第五条规章细则将不断吸收各方面的好的意见，应时应势而变，活动以最新章程为主。
第 二章会议制度
第六条例会制度
院负责人工作部定期召开会议，一般隔周召开一次例会，主要进行具体工作的分配和
安排，相互交流工作经验、向团队进行建言献策。
第七条例会签到制度
会议准备期间与会人员在会议记录本上签上自己的名字。
第八条例会请假制度
1.凡例会与会人员不得迟到、早退、缺席。
2.每次例会迟到或需早退者应向部长说明原因并主动了解会议内容。
3.凡因事、因病不能参加工作会议者需提前一天向部长请假。如遇不可预知事件需临时请假者要在会后两天内补办请假手续（书面）。并要主动了解会议内容。
4.迟到、早退、缺席者会议记录员要记录在案。其将作为评奖评优的依据。
第九条会议主持制度
上学期例会由部长主持，副部长做会议记录。下学期由干事轮流主持例会，另一名干事做会议记录。每次例会前由部长将会议内容告知干事，干事主持例会，以锻炼其能力。
第十条会议流程分析制度
1．各院负责人汇报近期工作。
2．部长、副部长安排具体工作。
3.成员交流感想并提出相关建议。
注：会议记录员记录每次到会人数以及会议主要内容，会议记录尽量清楚，详尽。 第十一条会议纪律制度
1.各成员必须提前五分钟到达会场，签到，做好开会的准备工作。
2.会议进行期间，与会人员手机必须关机或处于静音状态。
3.会议进行期间，当有人发言时，其他成员应尊重他人，保持安静。
4.在成员交流感想及提建议的环节，各成员应踊跃参与，积极为团队进言献策。
第三章部门管理制度
第十二条部门管理制度
1.院负责人应全面系统的了解金翼5.1.8爱心团队。
2.由组到部，明确责任。各院负责人应积极拥护团队的方针、政策，积极履行志愿者的
任务，应有吃苦耐劳，热情主动的精神，并要服从组织分配、遵守组织纪律。
3.全体队员须积极参加金翼爱心团队组织的活动，不得随意缺席。
4.队员须认真及时的完成分配给自己的任务。
5.活动结束后，成员可根据自己的意愿写活动总结或感想，并就活动及时的进行团队内
部的交流。
6.加强内部成员的联系、交流和团结。
7.加强同其他部门的联系和合作。
8.退出时须写相关辞呈。
第四章值班制度
第十三条办公室值班制度
（一）、各成员严格按照值班安排表及值班规则值班
（二）、值班人员必须履行以下职责：
1.着整齐，保持办公室的清洁卫生，置物有序，保管好办公室的物品，节约用电、用水；
2.对因公来访人员应热情接待，妥善处理，认真填写工作记录，工作记录主要内容如下：
（1）值班时间内办公室的工作情况；
（2）人员来访接待情况；
（3）物品转交、记录和回复情况；
（4）值班人员姓名及值班时间；
3.少量文字的录入、打印、复印工作；
4.值班期间不得从事与工作无关的事情，不得在室内喧哗、嬉戏和、打闹、吃零食；
5.值班期间不得用办公室的电话打私人电话，没有绝对必要，不得擅自使用办公室计算
机，不得在办公室私人会客；
6.最后一名值班人员应当在打扫干净办公室后方可离开。
（三）、值班人员应作好自己的本职工作，及时将相关信息按类传递给各部门。
（四）、值班人员请假制度:值班人员确实因特殊情况无法值班，需由其他值班人员代替，
签到时签代替者的名字。
（五）、值班人员不得无故迟到、缺席、早退，病假、事假需请人代替，无故缺席达三次以
上者视为自动辞职 。
（六）、值班记录必须认真记录，其将作为评奖评优的依据。
第五章财务制度
第十四条财务制度
1.采购活动物品要做好记录，采购员签字报账，做到每笔开销有帐可查 。
2.活动经费报销须有正规发票，采购员注意及时将发票上交进行统一报账。
第六章评优制度
第十五条优秀成员评选制度（注：分部门内部两月一次奖励政策和年终团队奖励政策）
1.能妥善处理日常工作中 遇到的问题；积极发展爱心班级，并能与爱心班级成员做好沟通交流工作。
2.会议及值班无迟到、早退、缺席等现象
3.有很强的集体荣誉感，有团队意识与牺牲精神；
4.对待工作热情主动，能积极为金翼的工作出言献策。
第七章具体工作
第十六条爱心班级的发展
发展方式：
1.统一安排人员到新生班级播放“发展短片”， 到寝室进行讲演并主动联系班级班干
部仔细讲解发展事宜。
2.开学招新时的摆点宣传。
3.跟班委进行交流，邀请他们到办公室了解情况。
注：1.以播放“发展短片”的形式为主，到寝室讲演为辅。
2.随时都可以发展爱心班级。在新生入校的前一两个月为最佳发展时间。
3.在发展过程中一定要使班级负责人清楚的了解“金翼5〃1〃8”，便于其班级同学充分
了解“金翼5〃1〃8”，以及日后爱心款的收集。
4.爱心班级应明确其作为爱心班级的形式。形式有多个班级对一个，多个人对一个，一
个人对一个，一个班级对一个。
5.爱心班级应明确其捐款形式，将爱心款交给“金翼5〃1〃8”或自己汇给相应的受资
助同学。
爱心班级进退程序：
1.由院负责人工作部的成员以到班上播放宣传短片，进寝室讲演等方式发展爱心班
级。。
2.班级五分之三的同学同意即可成为金翼爱心班级。
3.同意成为爱心班级的班级需要提供一位班级负责人，并填写班级负责人的相关信息，
如下：
所在院系、班级、姓名、QQ号、手机号、寝室号、班级人数、寝室个数（大寝（10人
每间）小寝（4人每间）） 并与班级负责人签立相关协议。
4.如爱心班级要退出金翼应说明退出原因，院负责人工作部应做好登记5.成为爱心班级
的班级最好能保持两年。
6.资助形式应分类统计出来。
7.对于直接将爱心款汇给受资助对象的班级应与金翼签订一个协议。
8.保证每学期至少汇给受资助者500元。
9.保证资助受资助者毕业。
10.银行回执单复印件，与受资助者来往的信件或其他材料交之金翼。
第十七条爱心款的收集及管理
1.与各爱心班级负责人协调好爱心款的收集时间，在工作进入正轨后，每个月7号以
前将爱心款收齐，10号以前将爱心款及收集详单送交财务部。
2.负责人的爱心款收集详单务必登记严谨，一式三份。一份存底，一份交与财务部，一
份交与院负责人工作部。交与财务部的与院负责人工作部的还必须要有其院负责
人收款人的姓名，所在院以及交款时间。以便期末总结和与财务部核对。
3.对于将爱心款交给“金翼5〃1〃8”的班级，班负责人可采用以下爱心款收集方式：
a从班费中扣除
b专设爱心基金
c一次收齐一个学期的
4.对于直接将爱心款汇给受资助对象的班级，院负责人应及时将银行回执单复印件汇总
到财务部。
注：
1.各院负责人可以采取灵活的方式，与班级负责人建立良好关系，针对各个班的情况，
尽量找到最简易的方式。
2.爱心款的征集应该本着“方便班级负责人”的的原则，尽量减少班级负责人的工作量。
第十八条爱心班级的管理
1.每学年至少应召开一次爱心班级负责人大会，以加深其对“金翼5〃1〃8”的了解，
增强其使命感以及与“金翼5〃1〃8”的兼容性，便于工作的开展。
2.一般学院设立2到3个院负责人，以便院负责人相互协调，督促，按时保质的完成工
作。相对较小的学院可以两个院一组或与其他院一组。
3.在工作步入正轨后，各院负责人直接对相应的爱心班级负责，应及时掌握爱心班级的
情况，对变更做好记录，方便管理。无特殊情况院负责人对应固定的爱心班级。
4.对于不同资助形式的爱心班级应做好相应的管理工作，尤其要注意加强与直接将爱心
款汇给受资助同学的班级或个人的联系。
5.及时将金翼的通知告知各爱心班级负责人，做好信息及财务反馈工作。
6.在与爱心班级成员当面交流时，要谨记自己金翼人的身份，做好金翼形象的代表，言
行礼貌周到。
7.若爱心班级成员对我们金翼有任何意见或建议，应整理好及时向部门反应并向爱心班级反馈；如有爱心班级要退出金翼，应立即向部门汇报，询问退出原因并做好登记。。（注：退出时署明白退出原因，加入时间，并由部长填写好该爱心班级持续时间段并在荣誉证书中标明）
第十九条财务及信息反馈
（1）反馈工作应及时、有效、有序地进行，准备好内容、安排好时间，并及时将工作
进度进行汇报。
（2）反馈内容：财务、受助学生的相关信息、相关信件
（3）反馈工作主要负责人应及时准备好反馈内容，确定最优的反馈形式。
（4）反馈方式：
a摆点反馈相关信息
b 纸质文件反馈相关信息
c多媒体反馈
d加入爱心班级群，发邮件反馈信息
（5）在反馈信息中除了必要的财务信息，还应将各个爱心班级对应固定的受资助对象，
以便给与爱心班级更直观的反馈。
（6）各院负责人应在工作中积累经验，并提出更好的反馈形式。
注：所作的纸质反馈材料必须要有一份电子档的文件存放在院负责人工作部的文件夹中。纸质文件一份存放在院负责人工作部的抽屉里，一份存入办公室的抽屉里。纸质的信息反馈材料都需要盖上金翼5.1.8的章，但有规定，盖章工作必须由办公室的人员完成，任何人不得越权。
湘潭大学金翼5·1·8爱心团队院负责人工作部
2009-8-15
