海南校友会规章制度
第一章 总则
第一条主要负责校友会内部日常工作，协调、保证校友会各部门的正常运作。
第二条负责做好每学期各部门工作计划的整理和保存，文件的清理和归档。
第三条负责整理和保存校友会各杰出校友以及其他在外工作的学长、学姐的工作单位的资料，必要时将此公布给所有需要的人。
第四条负责做好校友会一些大型活动的前期准备和后期工作。
第二章 会议制度
第一条定期或不定期召开部门会议，以增进各部门成员的感情和工作积极性，也有助于高效率、高质量的完成任务。
第二条会议时间、地点将以短信形式提前通知，各校友会成员收到时，应及时予以回复，以确保相关成员收到通知。
第三条校友会成员不得无故迟到、缺席，若有特殊情况应提前半天会长或秘书部请假，并说明原因。不能事后请假或代请。
第四条每次开会必须提前到场，开会时所有手机必须关机或调成震动状态，以保持会场安静。
第五条每次会议，所有成员必须自带笔和纸，做好会议记录。
第三章工作制度
第一条校友会成员要服从上级下达的任务，如有问题，应及时向上级反映。
第二条校友会成员在落实各项工作任务时，要积极、主动，不能敷衍了事，逃避责任。
第三条部门内部各成员应各司其职，确保校友会的正常运作。
第四条校友会成员应注意自己的言行举止，应礼貌待人，以维护校友会的声誉。
第五条各部门成员不得私自外借、挪用办公室物品，如经发现，将严肃处理。
第六条各部门借东西要提前告知办公室，并做好登记，事后应马上归还。
第七条要有团队合作精神，与其他部门成员相互配合，增加各部门成员之间的
友谊。
第八条各部门成员应在工作上、学习上、生活上相互沟通了解，以培养自己的
沟通能力、组织能力等。
第四章档案管理制度
第一条各部门举办完活动之后，应尽快把此次活动总结交与办公室。
第二条各部门务必认真、及时递交上个月的工作总结。
第三条各部门所有活动资料应一式两份，一份部内存档，一份交与办公室存档。
第四条此文档库归校友会所有，由秘书部保管。
第五章办公室管理制度
第一条请爱护办公室的一切公物，保持办公室的清洁。
第二条请保持办公室安静，不要大声喧哗，不干扰他人办公与学习。
第三条不得在办公室内进行聚餐、同学聚会、酗酒等非办公活动。
第四条请节约用电，注意安全，最后离开者请负责关掉电灯、音响、电脑设备，
锁好门窗。
第五条办公室钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任
并视情节轻重论处或依法查办，不得随意乱配钥匙及随意借予他人。
第六条如外人需借办公室公干，必须由负责人同意，否则不将钥匙借出。
第七条办公室的办公用品，如有借出，可先报负责人，经同意，方可借出，
如有损坏、丢失，须照价赔偿，并填写办公室财产使用登记表。
第八条因本办公室存放有其他部门的物品，其他部门若需取用其物品时，提倡
在值班时间取用。如有急用，必须经过会长同意，并填写校友会办公室使
用登记表，否则不将钥匙借出。
第九条海南校友会使用电脑需本着必要和效率原则，严禁私人使用，损坏电脑
要赔偿。电脑只用于办公、查询资料，不能用于私人聊天，玩游戏；发现
电脑有异常情况出现，要采取果断措施并及时上报。
第六章值班制度
第一条值班时间安排
周一至周六早上8：00—12：10
下午14：30—17：50
第二条值班要求
1、值班采用负责人制。
2、值班人员：参照《校友会办公室值班表》如确实有事必须提前一
天找好其他干事替班，并向秘书处请假，必要时进行人员调整。
3、请值班人员务必保持办公室清洁，每次请做好下列清洁工作：
（1）整理室内物品；
（2）扫地，擦桌椅；
（3）其他机动任务。
（4）最后一班值班人员，将垃圾桶内垃圾清理干净。
4、值班钥匙：由前一天第一班值班人员转交到次日第一班值班人员
手中，必须做好交接工作。
5、请值班人员如实填写《值班登记表》，内容包括：
（1）当天在校友会会办公室内工作的负责人，时间和地点。
（2）发生在办公室里的一切情况。
6、如有来访者，请值班人员热情接待，并做好记录。
第七章奖惩制度
第一条对工作认真者予以表扬，对态度不佳、工作不负责者予以批评。
第二条结合各部门成员在工作中的表现，将对其中特别突出的成员授予“优秀干事”称号。
第三条三次无故缺席会议者，视为自动退会。
以上条例解释权归忻州师院海南校友会办公室所有
忻州师院海南校友会办公室
二O一二年三月
